Jak skonfigurować wysyłkę powiadomienia e-mail?

W niektórych procesach możliwe jest wysłanie wiadomości e-mail, np. wysyłając dokument sprzedaży do odbiorcy. Ten poradnik ma na celu opisanie najlepszych praktyk przy konfigurowaniu takiego powiadomienia.

Zwykle w konfiguracji funkcji wysyłającej powiadomienia wskazuje się identyfikator szablonu (GUID), który ma być użyty.

Dodanie szablonu #

1. W oknie zarządzania szablonami należy dodać nowy szablon i zdefiniować jego parametry.
2. Jako adres odbiorcy najlepiej wpisać własny adres e-mail, aby podczas testowania nie ryzykować, że wiadomość dotrze do klienta.
3. Po zdefiniowaniu szablonu najlepiej używać  przycisku wysyłania dostępnego w oknie, aby:
   1. Upewnić się że Serwer SMTP jest właściwie skonfigurowany.
   2. Wpisana treść jest prawidłowo widoczna w kliencie poczty elektronicznej.
4. Jeżeli na tym etapie jest wszystko dobrze to można przejść do konfiguracji zdarzenia w którym ten szablon ma być użyty.
5. Uruchom operację która powinna wysłać powiadomienie i upewnij się że jest wysyłane.
6. Przetestuj wszystkie możliwe rozgałęzienia procesu w Twojej firmie, aby upewnić się że każdy scenariusz będzie obsłużony.

Okres przejściowy #

Przez pewien okres po konfiguracji najlepiej aby powiadomienia przychodziły dalej na adres firmowy, co pozwoli upewnić się że wszystko działa poprawnie i obsłużyć potencjalne problemy.

Uruchomienie produkcyjne #

Jeżeli w testach nie pojawiły się problemy, to można przejść do produkcyjnego uruchomienia. W tym celu:

1. Przejdź do okna zarządzania szablonami.
2. Znajdź szablon, który chcesz zmienić.
3. W polu DO wstaw zastępnik w miejscu którego będzie ustawiany adres e-mail ([$#EMAIL_ODBIORCY#$]). Właściwy tekst można odnaleźć na liście zastępników dostępnych z poziomu okna.
4. Zapisz zmiany.

Zalecamy, aby w polu UDW (ukryta kopia) wstawić firmowy adres e-mail, na którym agregowane są wysyłane powiadomienia.  Wysłane powiadomienia nie są zapisywane po stronie systemu PP Mag i posiadanie ich na serwerze pocztowym pomoże diagnozować potencjalne problemy lub np. przesłać klientowi jeszcze raz dokument (jak wpadnie mu do spamu).