W tym artykule wyjaśniamy, czym jest system TMS i jak działa w praktyce na przykładzie modułu obsługi dostaw transportem własnym w WMS PP Mag.
Moduł transportu własnego w PP Mag to funkcja dla firm e-commerce i produkcyjnych, które oprócz kurierów i spedytorów dowożą zamówienia z użyciem własnej floty samochodów. Kierowca dostaje na kolektorze listę dokumentów do dostarczenia, potwierdza podjęcie, a po dotarciu do klienta rejestruje pełną dostawę, brak dostawy albo rozbieżność w towarze. Status dostawy wraca automatycznie do Subiekta nexo.
System TMS (transportation management system / transport management system), nawet w tak okrojonej formie, jak nasza, stosuje się w celu usprawnienia transportu własnego i umożliwienia śledzenia przesyłek nawet w czasie rzeczywistym (zależnie od ustawień i jakości połączenia sieciowego).
Nasz moduł wraz z pozostałymi funkcjonalnościami systemu WMS PP Mag stanowi kompleksowe rozwiązanie spełniające się w całym procesie obsługi zamówienia klienta (od pojawienia się zamówienia w systemie po dostawę do klienta końcowego kurierem, spedytorem lub transportem własnym) bez konieczności integrowania się z dodatkowymi systemami zewnętrznymi.
Program do zarządzania transportem TMS – co to jest?
Moduł transportu własnego to integralny element WMS PP Mag współpracujący z aplikacją zainstalowaną na kolektorze z systemem Android, który pozwala kierowcy obsługującemu dostawy potwierdzać ich przebieg bezpośrednio w systemie, zamiast na kartce. To rozwiązanie jest przeznaczone przede wszystkim dla firm e-commerce korzystających z własnej floty, pracujących na subiekcie NEXO, łączących dostawy własne z usługami kurierskimi i potrzebujących elektronicznego potwierdzenia dostaw.
Moduł obsługi transportu własnego w PP Mag to warstwa potwierdzania i rozliczania dostaw, podczas gdy pełny TMS to oprogramowanie logistyczne, czyli system do szerszego zarządzania transportem.
Moduł TMS (transport management system) w PP Mag pozwala:
- Śledzić status każdego dokumentu, od podjęcia go przez kierowcę aż po dostarczenie do klienta końcowego.
- Rejestrować rozbieżności na miejscu.
- Automatycznie zapisywać w Subiekcie faktyczne ilości dostarczonego towaru (w polach własnych pozycji WZ, bez zmiany oryginalnego dokumentu) lub wystawiać fakturę sprzedaży, gdy dostawa przebiegła bez rozbieżności.
Dostępne na rynku systemy TMS różnią się między sobą, ale co do zasady pełny system TMS obejmuje kompleksowe zarządzanie flotą, czyli również planowanie tras czy rozliczanie przewoźników zewnętrznych. Te funkcjonalności aktualnie nie są dostępne w module transportu WMS PP Mag.
W dalszej części pokażemy, jak działa moduł TMS w PP Mag krok po kroku: od realizacji dostawy, przez rejestrowanie rozbieżności i automatyczne fakturowanie, po ustawienia systemu, raportowanie oraz jego ograniczenia. Dla firm, które chcą usprawnić transport własny, wyeliminować papierowy obieg dokumentów i zwiększyć kontrolę nad terminowością oraz rozliczaniem dostaw, to realna oszczędność czasu i mniej błędów operacyjnych.
Jak działa dostawa krok po kroku
Cały proces odbywa się na kolektorze kierowcy i nie wymaga kontaktu z magazynem z trasy.
- Dokumenty WZ trafiają na listę dokumentów do transportu, widoczną na kolektorze kierowcy razem z liczbą pobranych dokumentów, łączną liczbą pozycji i wagą.
- Kierowca podejmuje dokumenty skanem kodu kreskowego lub ręcznie z listy. Status dokumentów zmienia się na „wydane na operatora”.
- Po załadowaniu samochodu, kierowca oznacza dokumenty jako w trakcie transportu (zbiorczo dla całej trasy lub osobno dla poszczególnych dokumentów).
- Na miejscu u klienta otwiera podgląd dokumentu i wybiera jedną z operacji:
- dostarczono,
- niedostarczono
- dostarczono z rozbieżnością.
- W przypadku stwierdzenia rozbieżności system zapisuje faktyczną ilość towaru w polu własnym pozycji dokumentu WZ.
- System automatycznie wystawia fakturę sprzedaży i wysyła ją mailem do klienta, gdy dostawa przebiegła bez rozbieżności. Przy niedostarczeniu lub rozbieżności faktura nie jest wystawiana automatycznie.
Jeśli kierowca pomyłkowo podejmie zły dokument, może go zwrócić z powrotem do puli zadań bez interwencji magazyniera. Kolejny kierowca albo on sam podejmie go ponownie przy kolejnej trasie. To nieocenione narzędzie w zarządzaniu procesami transportowymi.
Rejestrowanie rozbieżności przy dostawie
Rozbieżność przy dostawie to sytuacja, w której klient dostaje inną ilość lub inny towar niż na dokumencie. Kierowca rejestruje rozbieżności w dostawie od razu na miejscu u klienta. W tym celu:
- Kierowca otwiera podgląd dostarczonego dokumentu i weryfikuje jego stan z faktycznym stanem towaru.
- Usuwa lub zmniejsza ilości na towarach, których zabrakło.
- Dodaje pozycje, które zostały dostarczone, a których nie było na dokumencie (opcjonalnie pakuje taki towar z powrotem na samochód).
- Zatwierdza dostawę w jednym z trzech trybów: dostarczono, dostarczono z rozbieżnością, niedostarczono (tryb niedostarczono pozwala na wybranie powodu niedostarczenia dostawy z listy rozwijanej lub poprzez dodanie kluczowych informacji w formie własnej notatki).
Taki cyfrowy obieg dokumentów uwalnia pracownika od dokumentów papierowych, podpisów i błędów związanych z liczeniem towaru przy dostawie. Kierowca nie musi przecież wiedzieć czym się różni karminowy od szkarłatnego, a dla kolektora to dwa różne kody kreskowe.
Automatyczne fakturowanie i dokumenty w ERP
Moduł na kolektorze synchronizuje się z WMS PP Mag w czasie rzeczywistym co określoną w parametrach jednostkę czasu (połączenie po VPN).
Kierowca zatwierdza dostawę, a system automatycznie nadaje dokumentowi odpowiedni status. Nadanie statusu może wywołać automatyczną akcję w systemie:
- Akcja zapisz informację o powodzie niedostarczenia dostawy w polu własnym dokumentu WZ.
- Akcja zapisz faktyczną ilość dostarczonego towaru w polu własnym pozycji WZ.
- Akcja zrealizuj WZ na FS (w przypadku poprawnej dostawy).
- Akcja wyślij FS mailem do klienta końcowego.
Status i historia operacji widoczne są również w WMS i na tej podstawie można generować zbiorcze raporty związane z pracą kierowców. Informacja o dostawie może zostać również zapisana w polu własnym dokumentu w ERP.
Ustawienia dopasowane do procesu dostawy
Ekran transportu na kolektorze pokazuje tylko te dane, które kierowca faktycznie potrzebuje w trasie, a większość elementów można włączyć lub wyłączyć w ustawieniach, dzięki czemu intuicyjny interfejs skraca czas wdrożenia kierowców i ogranicza liczbę pomyłek podczas rozliczania dostawy u klienta.
Moduł raportowania – analiza danych
Moduł generowania raportów odpowie na pytania zarządu dotyczące ilości dostarczonych dokumentów przez danego kierowcę w zadanym okresie czasu, ilości dostaw z rozbieżnością, ilości dostaw niezrealizowanych, ilości towarów dostarczonych w zadanym okresie czasu itd.
Raporty mogą być generowane w ujęciu per kierowca, per zadany okres czasu, per status dostawy itd.
Dane z raportów (liczba dostaw z rozbieżnością, liczba niedostarczeń, czas realizacji per kierowca) dają podstawę do samodzielnego planowania kolejnych tras i ograniczania kosztów wynikających z błędów czy powtórnych dostaw. Moduł tych obliczeń nie robi automatycznie. System dostarcza dane, na podstawie których decyzję podejmuje człowiek.
Czego moduł transportu PP Mag nie robi
Moduł nie planuje ani nie wspiera optymalizacji tras, nie ma funkcji takich jak monitorowanie floty w czasie rzeczywistym, nie zarządza zasobami (paliwo, amortyzacja, przeglądy). Mimo to ułatwia efektywne zarządzanie zleceniami transportowymi, skuteczną realizację zleceń i terminową dostawę towarów.
- Trasę układa logistyk lub kierowca samodzielnie. W przeciwieństwie do tego, co oferują zaawansowane systemy TMS, moduł nie proponuje kolejności przystanków ani nie wyznacza automatycznie najkrótszych lub najtańszych tras dla kierowców. Kierowca układa towar w samochodzie według własnego uznania, zgodnie z objeżdżaną trasą.
- Brak podglądu lokalizacji pojazdów na mapie w czasie rzeczywistym.
- Brak funkcji wyboru i rozliczania kurierów czy spedytorów, bo moduł jest projektowany pod własną flotę. Obsługą kurierów, brokerów i spedytorów zajmuje się moduł generowania listów przewozowych w WMS PP Mag
- Brak śledzenia danych wpływających na koszty paliwa i serwisu pojazdów.
Dla firmy z własną flotą brak porównywania i rozliczania przewoźników zewnętrznych nie jest luką. Dzięki połączeniu obsługi transportu własnego z modułem obsługi kurierów i spedytorów, nasz program stanowi kompleksowe narzędzie do zarządzania transportem i pomaga zarządzać całym łańcuchem dostaw.
Dla kogo jest ten moduł
Moduł sprawdza się w firmach e-commerce pracujących na Subiekcie nexo, które część zamówień realizują własną flotą samochodów dostawczych i chcą mieć elektroniczne potwierdzenie dostawy zamiast kartki papieru albo telefonu do kierowcy po informację czy paczka dojechała.
- Firmy łączące wysyłki kurierskie z dostawami własnym transportem.
- Zespoły, w których kierowca jest jednocześnie ostatnim punktem kontroli jakości dostawy.
Jak zacząć korzystać z modułu transportu
Pierwszym krokiem powinno być wdrożenie na magazynie systemu WMS PP Mag. Program pomoże skompletować towar dla danego kierowcy i pod daną trasę. Jednocześnie zapewni poprawność przygotowania dostawy, co w kolejnych krokach uprości zarządzanie zleceniami transportowymi i usprawni dalsze procesy logistyczne.
Następnie możemy przejść do wdrożenia TMS. Moduł ułatwi życie kierowcy na trasie, ale też logistykowi, który będzie miał na bieżąco wgląd w stan realizacji transportu oraz szefowi magazynu, który od razu dowie się jaki jest status realizacji zleceń transportowych.
Wdrożenie odbywa się najczęściej zdalnie, a zakres i wycenę ustalamy indywidualnie po krótkim demo dopasowanym do procesu dostaw w Twojej firmie.
Najważniejsze informacje dotyczące modułu zarządzania transportem własnym TMS w PP Mag
Czy moduł transportu obsługuje kurierów i spedytorów?
Nie. Moduł jest przeznaczony do obsługi własnej floty dostawczej firmy. Do kurierów i przewoźników zewnętrznych PP Mag ma osobny moduł generowania etykiet z integracją z ponad 30 kurierami i spedytorami.
Czy moduł planuje trasy dostaw?
Nie. Kierowca planuje trasę samodzielnie. Moduł potwierdza status i zawartość dostawy, ale nie układa kolejności przystanków ani nie liczy optymalnej trasy.
Jak wygląda potwierdzenie dostawy dla klienta?
Kierowca na kolektorze rejestruje jedną z operacji: dostarczono, niedostarczono albo dostarczono z rozbieżnością. Dane trafiają do Subiekta nexo automatycznie. Jeśli pojawi się rozbieżność, faktyczna ilość towaru zapisywana jest w polu własnym pozycji WZ, bez zmiany oryginalnego dokumentu. Faktura sprzedaży wystawiana jest automatycznie i wysyłana mailem do klienta końcowego wyłącznie wtedy, gdy dostawa przebiegła bez rozbieżności.
Czy da się zarejestrować częściową dostawę na miejscu?
Tak. Ekran rejestracji rozbieżności pozwala zapisać mniejszą ilość, brakującą pozycję albo nadwyżkę towaru, razem z notatką od kierowcy w przypadku niedostarczenia towaru.
Czy potrzebuję dodatkowego sprzętu dla kierowcy?
Kierowca korzysta z kolektora z Androidem, tego samego typu urządzenia co reszta magazynu w PP Mag.
Nie przegap okazji!
Zadzwoń do nas, a my odpowiemy na wszystkie Twoje pytania!
Zamów bezpłatną rozmowę z naszym ekspertem i zobacz jak nasze narzędzia mogą zautomatyzować pracę w Twojej firmie!
Wystarczy jedno kliknięcie, aby umówić się z naszym specjalistą, którego możesz zapytać o wszystko!
Kontakt Zamów konsultację Instrukcje Aktualizacje Home
NEWSLETTER
Nie przegap informacji o nowościach, które mogą usprawnić Ci pracę!
Zapisz się do naszego newslettera, a co miesiąc otrzymasz zbiorczą informację o wszystkich zmianach w naszych programach!
Okienko zapisu do newslettera pojawi się po kliknięciu przycisku poniżej. Pamiętaj, aby potwierdzić zapis w mailu, który do Ciebie wyślemy.
Zapisując się na newsletter, wyrażasz zgodę na wysyłkę przez LC SOFT sp. z o.o. newslettera na podany przez Ciebie adres poczty elektronicznej, zgodnie z treścią polityki prywatności.
Zamów prezentację systemu!