Scenariusze realizacji zamówienia – automatyzacja pracy na magazynie

PP Mag + PP Kolektor stanowi dedykowane narzędzie do efektywnego zarządzania magazynem, znacząco ułatwiające i usprawniające proces obsługi zamówień klientów. Jednym z głównych atutów tej aplikacji jest zdolność do tworzenia i wykorzystywania scenariuszy, co umożliwia zautomatyzowane wykonywanie określonych czynności. Dzięki funkcji scenariuszy, użytkownicy PP Kolektor mają możliwość opracowania zestawu instrukcji, precyzyjnie określających sposób postępowania z zamówieniami.

Dodatkowo użytkownicy mają możliwość modyfikowania scenariuszy, aby lepiej dostosować je do indywidualnych potrzeb i preferencji swojego magazynu. To pozwala na pełną personalizację procesu obsługi zamówień, zapewniając optymalną efektywność działania systemu.

Od czego zacząć

Na etapie początkowym konieczne jest zdefiniowanie, jak obecnie przebiega lub powinna przebiegać nasza praca z zamówieniami. Warto szczególnie zwrócić uwagę na ewentualne różnice w traktowaniu poszczególnych rodzajów zamówień. Jeśli istnieją obszary, gdzie podejście do zamówień różni się, mamy solidny punkt wyjścia. Kluczowe jest także zrozumienie, dlaczego konkretne zamówienia są traktowane inaczej oraz jakie są dokładne procedury postępowania w tych przypadkach. Po takiej analizie pozostanie nam tylko dostosować oprogramowanie w odpowiedni sposób.

Rozważamy podział zamówień w kilku kluczowych aspektach:

  • Typ zamówienia:
    • Hurtowe
    • Detaliczne
  • Lokalizacja produktów w magazynie:
    • Produkty w jednym magazynie
    • Produkty rozproszone
  • Przewoźnik
  • Waga zamówienia:
    • Podział na kategorie wagowe
  • Kanał sprzedaży:
    • Zamówienia z różnych kanałów sprzedaży
  • Geograficzne pochodzenie zamówienia:
    • Krajowe
    • Zagraniczne

Każdy z tych podziałów może wpływać na procesy obsługi zamówień w inny sposób. Odpowiednie dostosowanie oprogramowania pozwoli zoptymalizować pracę z zamówieniami, uwzględniając specyfikę każdej kategorii.

Podczas konfiguracji ustalamy warunki przypisania do określonych grup, na przykład:

  • Grupa Hurt:
    • Np. ilość pozycji większa niż dwadzieścia lub ilość sztuk towaru większa niż 1000.
  • Grupa Magazynowa:
    • Dokumenty z jednego magazynu/z jednej strefy realizowane scenariuszem solo, pozostałe scenariuszem multi.
  • Grupa Przewoźnikowa:
    • Dokumenty do wysłania GLS trafiają do grupy GLS, dokumenty DHL do grupy DHL, i tak dalej.
  • Grupa Wagowa:
    • Dokumenty do 5 kg trafiają do grupy Lekkie, a pozostałe do grupy Ciężkie.
  • Grupy ze względu na Kanał Sprzedaży:
    • Grupa Allegro dla dokumentów pochodzących z Allegro, grupa Amazon dla dokumentów z Amazon itd.

Poprzez te warunki konfiguracyjne system będzie automatycznie przypisywał zamówienia do odpowiednich grup w zależności od ich cech i właściwości. To podejście pozwala na bardziej efektywną obsługę różnych typów zamówień, dostosowując procesy do ich specyfiki.

W ostatnim etapie konfiguracji, każdemu użytkownikowi aplikacji przypisujemy odpowiedni scenariusz postępowania. Na przykład, magazynierowi pierwszemu możemy przypisać scenariusz dla zamówień hurtowych, magazynierowi drugiemu scenariusz dla lekkich przesyłek GLS, magazynierowi trzeciemu scenariusz dla detalu DPD, itp.
Przypisanie konkretnego scenariusza danemu magazynierowi oznacza, że będzie on odpowiedzialny wyłącznie za ten określony rodzaj dokumentów.
Pracownikowi można przypisać dowolną liczbę scenariuszy, co pozwala mu obsługiwać różne typy zamówień. Jednak istnieje możliwość określenia pewnych priorytetów, na przykład, że pracownik najpierw obsługuje zamówienia detaliczne, a następnie hurtowe.
Przypisując scenariusze do użytkownika, określamy również ilość dokumentów, jakie system ma mu jednorazowo przypisywać.
Przypisanie scenariuszy może odbywać się automatycznie lub być dokonywane ręcznie na początkowym etapie, szczególnie jeśli wcześniej zajmował się tym inny pracownik. To elastyczne podejście pozwala dostosować obsługę zamówień do specyfiki pracy każdego pracownika.

Drugim zastosowaniem scenariuszy, a właściwie grupy, na podstawie której przypisany jest scenariusz, jest wywoływanie konkretnej akcji w zależności od tego, do której grupy przynależy dany dokument. Oznacza to, że możemy skonfigurować system tak, aby automatycznie uruchamiał określone czynności lub procedury, gdy dokument trafia do konkretnej grupy.
Przykładowo:

  • Grupa Hurt – automatyczne przygotowanie dokumentów końcowych i ich automatyczna wysyłka drogą mailową.
  • Grupa Allegro – automatyczne wystawienie dokumentów końcowych i wstawienie ich do transakcji Allegro
  • Grupa Detal – nie generujemy dokumentów końcowych itd.

Dzięki temu podejściu system może samodzielnie podejmować konkretne działania w zależności od charakterystyki zamówienia, co przyspiesza i usprawnia proces obsługi. To narzędzie umożliwia skonfigurowanie elastycznego systemu, dostosowanego do różnorodnych potrzeb i preferencji obsługi zamówień w magazynie.

Do grupy możemy przypisać:

  • automatyczną realizację dokumentu ZK na dokument końcowy (potocznie: wystaw fakturę lub paragon),
  • automatyczne wysłanie dokumentu końcowego mailem do odbiorcy,
  • automatyczne wstawienie dokumentu sprzedaży do Allegro,
  • automatyczne przypisanie dokumentu do konkretnego pracownika.

Jeśli dodamy do tego automatyczne pobieranie dokumentów ZK z Subiekta co określoną jednostkę czasu, to mamy pełen automat zarządzający zamówieniami klientów bez ich dotykania. Mechanizm pobierający zamówienia z Subiekta może się uruchamiać np. co minutę i pobierać dokumenty z ograniczeniem do flagi (tylko dokumenty z zieloną flagą), do statusu (tylko ze statusem do kompletacji), do kategorii (tylko z kategorii do realizacji) lub do magazynu (tylko dokumenty wystawione na magazynie MAG).

Scenariusze – podsumowanie

Definiowanie i konfigurowanie scenariuszy umożliwia dostosowanie procesu obsługi zamówień do indywidualnych potrzeb i preferencji klienta. Poprzez ustalanie kluczowych kryteriów podziału zamówień, takich jak rodzaj zamówienia, przewoźnik, waga czy kanał sprzedaży, użytkownicy mogą precyzyjnie określić, jakie czynności mają być wykonywane automatycznie. Przypisanie scenariuszy do konkretnych użytkowników aplikacji umożliwia efektywne przydzielanie zadań, co z kolei zwiększa ogólną wydajność pracy.

Dodatkowo, scenariusze oferują możliwość automatycznego wykonywania różnych akcji, takich jak wystawienie faktury, wysłanie dokumentu końcowego mailem czy wstawienie dokumentu sprzedaży do platformy Allegro. To funkcjonalne podejście pozwala na bardziej skoncentrowane i efektywne zarządzanie procesami, co z kolei przyczynia się do usprawnienia całego systemu obsługi zamówień.

Sprawdź również:

Nie przegap okazji!

Skontaktuj się z nami już teraz, aby umówić się na bezpłatną konsultację i dowiedzieć się więcej o tym, jak nasza aplikacja może pomóc Twojej firmie!

Wypróbuj za darmo!
Umów się na bezpłatną prezentację, aby zobaczyć, jak nasza aplikacja działa w praktyce!

Zadzwoń do nas, a my odpowiemy na wszystkie Twoje pytania!

Chcę porozmawiać ze specjalistą!

Kontakt | Zamów konsultację | Instrukcje | Aktualizacje | Home