Kompletacja zamówień w magazynie e-commerce: metody, błędy, WMS i praktyczne przykłady z PP Mag

Na czym polega kompletacja zamówień

Kompletacja zamówień to proces zbierania towarów z magazynu zgodnie z zamówieniem klienta od lokalizacji produktu, przez pobranie i weryfikację zgodności, po przekazanie do pakowania. Kompletacja to najdroższy i najbardziej podatny na błędy etap w całym przepływie towaru. W dużych magazynach generuje 50 do 65% kosztów operacyjnych. Da się go jednak uporządkować w 1 do 5 dni poprzez wdrożenie WMS.

Ten tekst powstał z perspektywy praktyka wdrażającego PP Mag w mniejszych magazynach i średnich firmach handlowych na Subiekcie GT i Subiekcie nexo. Znajdziesz tu najważniejsze informacje o metodach kompletacji, organizacji przestrzeni magazynowej i sposobach, w jaki WMS pomaga zarówno dużym, jak i mniejszym magazynom e-commerce.

PP Mag w skrócie

Jak przebiega proces kompletacji zamówień w praktyce?

1. Zamówienie z Allegro lub sklepu trafia do Subiekta GT/nexo.
2. Zamówienia automatycznie trafiają do WMS.
3. PP Mag automatycznie wyznacza scenariusz obsługi dokumentu.
4. Pracownik magazynu widzi listę pozycji na kolektorze z Android. System obsługuje różne metody kompletacji.
5. Pracownik rozpoczyna proces kompletacji zamówienia.
6. Kolektor wyznacza optymalną trasę zbiórki.
7. Pracownik pobiera produkty z regałów zgodnie z ich lokalizacjami.
8. Po zebraniu wszystkich towarów następuje przekazanie na stanowisko pakowania (opcja dla zbiórki wielu zamówień jednocześnie).

Celem jest zastosowanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych i umożliwienie przeprowadzenia szybkiej i bezbłędnej kompletacji zamówień, co następnie przełoży się bezpośrednio na zadowolenie klienta.

Jak wygląda proces kompletacji w dużych i małych magazynach?

W magazynie obsługującym 100 zamówień dziennie kompletacja wygląda inaczej, niż w obiekcie obsługującym 1500 zleceń, choć logika kroków pozostaje zbliżona.

Kompletacja zamówień bez WMS:

• Wydruk dokumentów sprzedaży z Subiekta
• Ręczne szukanie towaru po magazynie, bez adresowania lub zbiórka „na pamięć”
• Przygotowanie i pakowanie przy jednym stole, zwykle przez jedną osobę
• Ręczne wystawianie faktury lub WZ po skompletowaniu

To działa do pewnego wolumenu. Później zaczynają się kolejki, pomyłki i brak kontroli nad tym, kto za co odpowiada.

Optymalizacja kompletacji zamówień z WMS:

• Wydzielone strefy: kompletacji, pakowania, przyjęć, rozładunku towarów
• Różne rodzaje kompletacji zamówień
• Kompletacja wielostopniowa z dodatkową weryfikacją i pakowaniem
• Automatyczne generowanie dokumentu sprzedaży i wysłanie go mailem do klienta
• Automatyczne generowanie etykiety kurierskiej bezpośrednio z kolektora na magazynie
• Statusy magazynowe widoczne w czasie rzeczywistym (również w samym Subiekcie)
• Raportowanie: kto co zebrał, ile czasu zajęła dana czynność itd.

Problemy przy skalowaniu są zawsze podobne: brak kontroli nad tym, kto przygotował dane zlecenie, brak rozliczalności błędów, konflikty o „łatwe” zamówienia, rosnące zmęczenie i rotacja pracowników.

Kompletowanie towarów – modele: „człowiek do towaru” i „towar do człowieka”

W polskim e-commerce dominuje pierwszy model, z różnym stopniem wsparcia systemowego.

Model „człowiek do towaru”

Pracownik przechodzi między regałami z nośnikiem (paletą / koszykiem / kuwetą itd.), listą towarów lub kolektorem i zbiera produkty z różnych lokalizacji. Model 'człowiek do towaru’ jest elastyczny i relatywnie tani.

Plusy: niskie koszty startu, łatwe dopasowanie do istniejącej hali, brak konieczności budowy przenośników.
Minusy: długie ścieżki, zmęczenie, większa podatność na błędy przy wielu zamówieniach dziennie.

Przykład z naszych wdrożeń: przed PP Mag magazynier robił około 12 km dziennie chodząc z kartką. Po wprowadzeniu optymalizacji trasy i multipickingu ten dystans znacząco się skrócił.

Dobre praktyki:

• Prawidłowe rozmieszczenie adresów w systemie i oznaczenie regałów magazynowych
• Sortowanie pozycji po lokalizacji na liście kompletacyjnej
• Przemyślane składowanie towarów – produkty szybkorotujące blisko strefy pakowania
• Stałe trasy zamiast chodzenia „na czuja”

Model „towar do człowieka”

Systemy automatyczne dostarczają towary do stanowiska pracy (roboty, regały automatyczne, przenośniki).

Plusy: stała pozycja operatora, wysoka przepustowość, dobra ergonomia.
Minusy: bariera kosztowa dla małych firm (inwestycja liczona w milionach złotych), mniejsza elastyczność przy zmianach asortymentu, ryzyko przestoju przy awarii automatyki.

Najpopularniejsze metody kompletowania zamówień – optymalizacja kompletacji zamówień

W małych i średnich magazynach najczęściej spotkasz pięć wariantów kompletowania towarów, a ich wybór zależny jest od charakterystyki magazynu. Poszczególne sposoby kompletacji różnią się przede wszystkim tym ile zamówień magazynier obsługuje naraz i w jakiej kolejności.

Kompletacja jednostopniowa (single picking)

Kompletacja pojedynczego zamówienia na raz, często zakończona generowaniem listu przewozowego i przygotowaniem towaru do wysyłki. Kompletacja pojedyncza to najprostsza metoda realizacji zamówień.

Kompletacja batch picking

Jednoczesne kompletowanie dużej liczby zamówień do jednego nośnika, a następnie przekazanie go do stołu pakowego, gdzie następuje rozdzielenie zebranego towaru na poszczególne przesyłki. Kompletacja konkretnych zamówień odbywa się poprzez przypisanie ich do nośnika i przypisanie nośnika do operatora.

Kompletacja multipicking

Zbiórka wielu zamówień jednocześnie, przy czym towary już na nośniku są rozdzielane na poszczególne zamówienia. Metoda multipicking eliminuje etap późniejszego sortowania zamówień.

Kompletacja strefowa

WMS PP Mag dzieli zamówienia ze względu na strefę, w której znajdują się poszczególne towary z danego zamówienia. Zamówienia dzielone są na takie, które zawierają tylko towary z jednej strefy, oraz mieszane. Każda strefa może mieć swojego „opiekuna”, którego trasy ograniczone są do jednej wyznaczonej strefy kompletacji.

Kompletacja falowa

WMS PP Mag dzieli zamówienia ze względu na sposób wysyłki danego dokumentu. Dzięki temu magazyn może najpierw zebrać zamówienia kuriera, który odbiera towar jako pierwszy, a dopiero potem zająć się innymi kurierami czy transportem własnym. Kompletacja falowa synchronizuje procesy z harmonogramem wysyłek.

Pick-by-Light i Pick-by-Voice to nakładki technologiczne na powyższe metody, nie osobne podejścia.

Strefy kompletacji i organizacja przestrzeni magazynowej

Strefa kompletacji to wydzielony obszar, w którym zbiera się, weryfikuje i często pakuje towary przed wysyłką. Nawet w małym magazynie warto mieć jasny podział na strefy zamiast kompletować „wszędzie i nigdzie”. Wydzielenie jasnych stref pozwala poprawić organizację przepływu towarów.

Co powinna zawierać:

• Miejsce na nośniki
• Miejsca odkładcze dla zamówień w toku
• Stoły do pakowania z dostępem do drukarki etykiet
• Najlepiej pełne pokrycie WiFi
• Bliskość strefy wydań (rampa, obszar kurierski)

Logiczny podział konkretnych zamówień według rotacji, rodzaju towarów i gabarytów to podstawa efektywnego zarządzania przestrzenią magazynową.

Adresowanie magazynu i optymalna ścieżka

Bez jasnego adresowania magazynu trudno mówić o optymalizacji kompletacji. Bez lokalizacji każdy magazynier chodzi „po swojemu”, a to często generuje opóźnienia o dodatkowe zbyteczne kilometry.

Najlepiej zastosować prosty schemat: strefa/regał/poziom/miejsce, np. A/03/02/04. Sortowanie pozycji zamówienia po adresie ogranicza poruszanie się do jednego uporządkowanego okrążenia. PP Mag robi to automatycznie podczas generowania listy kompletacyjnej na kolektorze.

Czas pikingowy to czas potrzebny na pobranie produktów. Zastosowanie oprogramowania magazynowego i optymalizacja procesów magazynowych potrafi skrócić go nawet o 30%.

Najczęstsze błędy i ich koszt

Większość problemów na magazynie wynika nie z lenistwa pracowników, tylko z braku procesu, kontroli i narzędzi. Błędy w kompletacji mogą obniżać zaufanie klientów do firmy i prowadzić do częstych i kosztownych reklamacji.

Typowe błędy:

• Zły produkt (pomylony indeks lub wariant)
• Zła ilość (za mało lub za dużo sztuk)
• Pomylenie zamówień i krzyżowa wysyłka
• Pominięte dokumenty przy dużej liczbie zleceń

W magazynach ręcznych błędy sięgają 1% nawet do 3% operacji. Przy 500 przesyłkach i tylko 1 błędzie dziennie, przy koszcie 30 do 50 zł na błąd, roczny koszt to 10 000 do 18 000 zł i to nie licząc wpływu pomyłek na reputację sprzedającego. Większość tych błędów da się uniknąć skanowaniem kodów, dwuetapową weryfikacją i sensownym podziałem zadań.

Subiekt GT i Subiekt nexo a metody kompletowania

Subiekt GT czy nexo nie jest systemem WMS. Jest źródłem prawdy o zamówieniach, które trzeba sprawnie obsłużyć. Bez WMS proces wygląda tak: wydruk dokumentów, ręczne zbieranie towaru na podstawie kartek, ręczne wystawianie dokumentu końcowego, ręczne generowanie etykiet kurierskich.

PP Mag jako WMS dla Subiekta GT/nexo przejmuje ten obszar: pobiera dokumenty, zamienia je na zadania na kolektorach Android, a po zakończeniu kompletacji i pakowania automatycznie wystawia list przewozowy i fakturę lub WZ w tle.

Automatyczny przydział zadań i sprawiedliwy podział pracy

Kilka razy spotkaliśmy się z systemami motywacyjnymi dla pracowników magazynu, które premiowały ilość skompletowanych zamówień lub ilość skompletowanego towaru. Doświadczeni pracownicy „podbierali” łatwiejsze zamówienia i generowali sobie wyższe premie kosztem „młodszych” pracowników. Problem nie wynika z niewłaściwie przygotowanego systemu premiowego i można go rozwiązać z zastosowaniem automatycznego przydziału zamówień.

PP Mag rozdziela zadania według scenariuszy od najstarszego dokumentu. Każdy pracownik odpowiada za swoją pulę. Przekłada się to przede wszystkim na sprawiedliwy podział zamówień, ale także na wzrost ogólnej wydajności.

Skanowanie kodów i zdjęcia produktów

Skanowanie kodów kreskowych to najprostszy sposób na ograniczenie ryzyka błędów. Magazynier skanuje produkt, który pobiera z półki. PP Mag sprawdza, czy to właściwy indeks oraz czy ilość się zgadza i blokuje każdą pomyłkę. Nasz system pozwala na obsługę różnych jednostek ładunkowych również dla Subiekta GT, w którym nie jest to natywnie obsłużone.

PP Mag na liście kompletacyjnej wyświetla zdjęcia produktów, które mają zostać zebrane. To realne ułatwienie szczególnie dla nowych pracowników, którzy mogą szybciej zlokalizować odpowiedni wariant produktu na lokalizacjach.

Przykład z branży odzieżowej: dwa indeksy różnią się tylko drobnym logo na rękawie. Ze zdjęciem nowy pracownik rozróżnia je w sekundę.

Raportowanie: kto, co, kiedy i jak szybko

PP Mag rejestruje kto kompletował dane zamówienie, czas startu i zakończenia, liczbę pozycji i sztuk oraz ich wagę. W panelu desktop oraz w panelu raportów w przeglądarce internetowej można zaraportować historię dla konkretnego dnia, pracownika, zamówienia lub operacji magazynowej. Wyniki można wyświetlić na telewizorze w magazynie, a to prosty sposób na podniesienie motywacji zespołu i wprowadzenie elementu grywalizacji.

Integracje kurierskie, pakowanie i dokumenty

Po zakończeniu kompletacji / pakowania PP Mag automatycznie:

• Generuje etykiety kurierskie dzięki integracjom z najpopularniejszymi kurierami, przewoźnikami, brokerami i spedytorami
• Przekazuje numer przesyłki do Subiekta
• Wysyła klientowi link do trackingu
• Automatycznie wystawia fakturę lub WZ w tle
• Może wysłać dokument mailem do klienta

Jedna z firm z 600 zamówieniami dziennie przed wdrożeniem PP Mag traciła nawet do 2 godzin dziennie na ręczne generowanie etykiet i dokumentów. Dodatkowo generowałą kilka nawet do kilkunastu błędnych przesyłek wynikających z niewłaściwie przepisanych danych do systemu kuriera. Po wprowadzeniu PP Mag listy generują się automatycznie w tle i nie ma miejsca na pomyłki. Pakowacz pracuje ze spójnym zestawem: gotowa paczka, wydrukowana etykieta, strefa odkładcza.

Wdrożenie: czas, koszt, ryzyko

Koszt naszego systemu nie rośnie wraz z wolumenem zamówień, przez co nie płacisz „podatku” od swojego sukcesu. W ramach licencji otrzymujesz dostęp do wszystkich aktualizacji i nowych funkcjonalności. Na zmiany w API kurierów reagujemy błyskawicznie – jeśli firma zewnętrzna oficjalnie zapowiada zmainę, zawsze jesteśmy gotowi przed czasem.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy potrzebuję WMS, żeby usprawnić proces kompletacji zamówień?
Proste ulepszenia da się wprowadzić bez WMS, ale powyżej 150-200 zamówień dziennie inwestycja w prosty WMS zwykle zwraca się już w kilka miesięcy. W nowoczesnych magazynach kompletacja na terminalach mobilnych ma kluczowe znaczenie i jest dziś raczej standardem. Nie ma konieczności korzystania od razu z zaawansowanych systemów WMS – czasem lekki dodatek do ERP świetnie się sprawdzi do tego celu.

Ile trwa wdrożenie PP Mag?
Najczęściej startujemy w 1 do 3 dni roboczych (w ekstremalnych przypadkach do 5): analiza procesów, instalacja, konfiguracja scenariuszy, szkolenie. Najczęściej zdalnie, bez wyłączania magazynu.

Czy każdy pracownik poradzi sobie na kolektorze Android?
Tak. Duże przyciski, zdjęcia produktów, prowadzenie po trasie i wydzielone na ekranie miejsce, gdzie pracownik otrzymuje instrukcje dotyczące tego, czego kolektor w danej chwili od niego oczekuje. Nowy pracownik ogarnia to po krótkim przeszkoleniu. Ważne szczególnie przy zatrudnieniu tymczasowym, np. przed sezonem.

Od jakiej liczby zamówień warto myśleć o optymalizacji procesu kompletacji?
Pierwsze problemy pojawiają się zwykle przy 80-100 zamówieniach dziennie. Przy 200-300 brak WMS staje się głównym wąskim gardłem na magazynie. Firmy szykujące się na Q4 czy Black Friday często wdrażają PP Mag wcześniej, żeby nie uczyć się systemu w szczycie sezonu.

Czy PP Mag obsługuje FIFO albo numery partii?
Nie. System skupia się na szybkiej, bezbłędnej pracy w magazynach handlowych i e-commerce, bez złożonej polityki partii.

Sprawdzi się przy 5 osobach i 150 zamówieniach dziennie?
Tak i to już na tym poziomie widać efekt: mniej błędów, mniejszy chaos, efektywne wykorzystanie przestrzeni magazynowej. Koszt licencji rocznej odpowiada kosztowi kilku reklamacji miesięcznie. Decyzja zależy bardziej od gotowości na zmianę niż od samej skali.

Podsumowanie

Kompletacja towarów to proces, który można policzyć, uporządkować zoptymalizować i zautomatyzować. Wybór metody, adresowanie magazynu, skanowanie kodów, automatyczny przydział zadań, integracja z Subiektem i kurierami – to wszystko składa się na spójny system, który eliminuje błędy i pozwala firmie rosnąć oddalając w czasie potrzebę zatrudniania nowych osób.

Jeśli Twój magazyn działa na Subiekcie GT lub nexo i zmagasz się z rosnącą liczbą zamówień, porozmawiaj z nami o swoich procesach. PP Mag to „WMS, który robi różnicę!”.

Nie przegap okazji!

Zadzwoń do nas, a my odpowiemy na wszystkie Twoje pytania!

Zamów bezpłatną rozmowę z naszym ekspertem i zobacz jak nasze narzędzia mogą zautomatyzować pracę w Twojej firmie!
Wystarczy jedno kliknięcie, aby umówić się z naszym specjalistą, którego możesz zapytać o wszystko!

Chcę porozmawiać ze specjalistą!

Kontakt   Zamów konsultację   Instrukcje   Aktualizacje   Home

NEWSLETTER

Nie przegap informacji o nowościach, które mogą usprawnić Ci pracę!
Zapisz się do naszego newslettera, a co miesiąc otrzymasz zbiorczą informację o wszystkich zmianach w naszych programach!

Okienko zapisu do newslettera pojawi się po kliknięciu przycisku poniżej. Pamiętaj, aby potwierdzić zapis w mailu, który do Ciebie wyślemy.
Zapisując się na newsletter, wyrażasz zgodę na wysyłkę przez LC SOFT sp. z o.o. newslettera na podany przez Ciebie adres poczty elektronicznej, zgodnie z treścią polityki prywatności.

Zapisz mnie do newslettera!