Co to jest System WMS?
System WMS (ang. Warehouse Management System) to oprogramowanie służące do zarządzania operacjami magazynowymi. Jego zadaniem jest projektowanie, realizacja, kontrola, monitorowanie oraz optymalizacja procesów zachodzących w magazynie.
Po co wdrażać system WMS
Nadrzędnym celem systemu WMS jest:
- Zwiększenie efektywności
- Zwiększenie precyzji
Poprawiając te dwa elementy, osiągane są dodatkowe cele:
- Zmniejszenie kosztów
- Optymalizacja procesów
- Zwiększenie poziomu obsługi
- Zmniejszenie ilości błędów
Czy to już WMS czy nie
Choć definicja wskazuje, że system WMS powinien wspierać wszystkie procesy magazynowe, w praktyce termin ten bywa używany również w odniesieniu do prostych aplikacji współpracujących z systemami ERP. Choć nie zawsze spełniają one pełną definicję WMS, w pewnym stopniu pomagają zarządzać procesami magazynowymi. Poszukując informacji, warto pamiętać, że ta sama nazwa może odnosić się zarówno do prostszego rozwiązania, jak i do zaawansowanego systemu. Trudno jednoznacznie ocenić, czy to dobre, czy złe, dlatego lepiej porównywać poszczególne funkcjonalności systemu, a nie jedynie jego nazwę.
Infrastruktura systemów WMS
Główny podział systemów do zarządzania magazynem:
- We własnej infrastrukturze – oprogramowanie instalowane na serwerach i sieci klienta, w siedzibie klienta, kolokacji czy wynajętym serwerze zewnętrznym.
- W chmurze, jako usługa – oprogramowanie trzymane poza infrastrukturą klienta, na serwerach dostawcy, gdzie zwykle dane wielu podmiotów są gromadzone na jednej platformie.
Oba podejścia mają swoje wady i zalety i wybór jest przeważnie trudny. Zwykle system WMS w formie platformy jest tańszy, ponieważ to samo rozwiązanie jest wykorzystywane przez wielu klientów. Z kolei wdrożenie WMS w ramach własnej infrastruktury sieciowej oferuje większe możliwości dostosowania systemu do specyficznych potrzeb firmy.
Podstawowe funkcje systemu WMS
Do podstawowych funkcjonalności w pełnym systemie klasy WMS zaliczyć można:
- zarządzanie przyjęciem towaru
- zarządzanie kompletacją i wydaniami
- optymalizacja przestrzeni magazynowej
- zarządzanie lokalizacjami towaru
- kontrola stanu magazynowego
- śledzenie przepływu towarów
- inwentaryzacja
- raportowanie
Zalety systemu WMS
Każdy system ma swoje zalety, inaczej nie byłby używany. Systemy WMS dla magazynów oferują wiele korzyści, choć czasami to, co dla jednej firmy jest zaletą, w innych okolicznościach może być postrzegane jako wada.
Do zalet można zaliczyć:
- Zmniejszenie liczby błędów: zastosowanie skanerów, kontrola jakościowa i ilościowa
- Standaryzacja procesów – oprogramowanie WMS bazuje na zdefiniowanych procesach, dzięki czemu pracownicy będą musieli się ich trzymać
- Kontrola nad przepływem towaru – wiesz gdzie leży towar, ile go jest, jakie ma terminy ważności, kiedy został dostarczony
- Zbieranie metryk – zbieranie informacji o przepływie towarów pozwala na lepszą ocenę procesów optymalizacyjnych opartych na rzeczywistych danych
- Wiedza kto, co i kiedy – każdy ruch może być monitorowany i mieć odzwierciedlenie w systemie, dzięki czemu wiadomo, który operator podjął jaki towar, z której lokalizacji i w którym momencie
- Możliwość użycia trudniejszych wersji procesów , np. dwuetapowy multipicking, kompletacja strefowa
- Poprawa jakości – kontrola na urządzeniach dba o to, aby zebrany był właściwy towar
- Łatwiejsze stosowanie kolejek – program WMS sugeruje zbieranie towarów w odpowiedniej kolejności, na przykład według zasady FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło), co pozwala zmniejszyć ilość odpadów i zoptymalizować zarządzanie zapasami
- Wsparcie dla automatyzacji magazynu – duże systemy WMS mogą obsługiwać zautomatyzowane magazyny, umożliwiając pracę w modelu „towar do człowieka”
- Przyspieszenie kompletacji towarów, dzięki zastosowaniu algorytmów, które generują optymalne trasy przejścia w magazynie
- Pomoc w rozmieszczaniu towarów na magazynie
Wady systemu WMS
Tak samo jak zalety, wdrożenie systemu WMS ma swoje słabe strony. Nie powinny one przesłaniać celu, ale trzeba mieć je na uwadze.
- Koszty licencyjne – koszt zakupu samego rozwiązania WMS może być znaczny i zaczyna się od kilkudziesięciu tysięcy złotych
- Koszty wdrożenia – poza kosztami zakupu, trzeba mieć na uwadze, że im większy jest wdrażany WMS, tym dłużej będzie trwało wdrożenie i angażowało pracowników dostawcy oraz klienta
- Koszty utrzymania – po szczęśliwym wdrożeniu koszty się nie kończą – wsparcie dostawcy oraz dostosowanie systemu pod swoje potrzeby jest bardzo kosztowne
- Koszty urządzeń – oprogramowanie magazynowe musi na czymś pracować: serwery, stanowiska kompletacyjne czy pakowania, urządzenia mobilne itp.
- Konieczność pracy na dwóch systemach – WMS jest najczęściej wdrażany po systemie sprzedaży i zachodzi konieczność pracy na tych dwóch systemach z zachowaniem integracji, aby nie trzeba było przepisywać najprostszych danych
- Szkolenia kadry – każdy system budowany jest inaczej i zwykle nie każdy jego element jest intuicyjny – często aby go zrozumieć niezbędne są dodatkowe szkolenia przeprowadzane przez dostawcę
- Utrata elastyczności: pracownicy muszą przestrzegać procedur, co może stwarzać opór z ich strony
Koszty systemu WMS
System WMS, który obejmuje wszystkie procesy magazynowe, nie należy do tanich rozwiązań. Ceny podstawowych licencji mogą wynosić kilkadziesiąt, a nawet kilkaset tysięcy złotych, a koszt rośnie wraz z liczbą użytkowników oraz zastosowanymi modułami. Przy wdrożeniu pełnoprawnego oprogramowania WMS, firmy muszą być gotowe na oferty sięgające sześciocyfrowych kwot.
W kalkulacji kosztów należy ująć:
- Koszt licencji na WMS
- Liczbę urządzeń mobilnych, na których używana będzie aplikacja mobilna
- Liczbę stanowisk komputerowych, na których zainstalowane będą komponenty systemu WMS
- Wyposażenie stanowisk komputerowych
- Zakup urządzeń mobilnych
- Serwery (jeżeli WMS będzie instalowany w infrastrukturze klienta)
- Licencję na system serwerowy (np. Windows Server, jeżeli instalacja we własnej infrastrukturze)
- Licencję na system bazy danych (często stosowane są płatne rozwiązania Microsoft SQL Server lub Oracle)
- Licencje na systemy Windows na stanowiskach roboczych
- Infrastruktura sieciowa (aby praca była szybka i pewna czasami potrzebna jest sieć przemysłowa i nie wystarczy zwykłe WiFi)
- Adresowanie magazynu (jeżeli nie jest jeszcze zaadresowany) [czytaj artykuł: Adresowanie magazynu]
- Jednostki ładunkowe pozwalające na obsługę rejestrowaną procesów kompletacji czy przyjęć
- Wdrożenie systemu (często nie jest ujęty w licencji)
- Integrację z obecnymi systemami używanymi w firmie
- Szkolenia z obsługi programu WMS
- Czas kadry na początkowe szkolenia i naukę systemu
- Zmiany w istniejących systemach (czasami wymagane jest dostosowanie się do wymogów systemu)
Gdy system zostanie wdrożony, dobrze jest założyć budżet na jego rozwój, bo środowisko zewnętrzne się ciągle zmienia:
- Wsparcie powdrożeniowe
- Opłaty licencyjne w kolejnych latach
- Płatne rozbudowy systemu
To prawdopodobnie jedynie część kosztów, jakie można ponieść przy wdrażaniu dużego systemu WMS, ale warto mieć je na uwadze, aby uniknąć niespodziewanych wydatków. Dobrze jest przygotować się na dodatkowe koszty, takie jak integracje, szkolenia czy modyfikacje systemu, które mogą pojawić się w trakcie uruchamiania.
Ile czasu trwa wdrożenie systemu WMS
Myśląc o pełnych systemach klasy WMS, które mają ingerować w każdy proces magazynowy, należy liczyć się z czasem wdrożenia mierzonym w tygodniach, a często w miesiącach. Tak rozbudowane rozwiązania wymagają starannego planowania, konfiguracji i testów, aby skutecznie wspierać wszystkie operacje magazynowe.
Mniejsze systemy WMS, które dobrze integrują się z ERP i obejmują tylko wybrane procesy magazynowe (takie jak nasze rozwiązanie), mogą być wdrożone w zaledwie kilka dni. Takie systemy są szybsze w implementacji, co pozwala na szybkie usprawnienie wybranych operacji bez długotrwałego procesu wdrożeniowego.
System WMS a system ERP
Na początku w firmie pojawia się zazwyczaj system ERP, który wspomaga procesy sprzedażowe i magazynowe w uproszczonej formie. Może to być InsERT Subiekt GT/nexo, Comarch Optima, Asseco WAPRO lub inne popularne rozwiązania. Takie systemy są już często zintegrowane z platformami sprzedażowymi, sklepami internetowymi, księgowością czy serwisami aukcyjnymi. Dodając do tego zaawansowany system WMS, konieczne jest uwzględnienie możliwości integracji między ERP a WMS, aby zapewnić płynne i efektywne funkcjonowanie wszystkich procesów.
Oba systemy, zarówno ERP, jak i WMS, posiadają własne kartoteki towarowe, które powinny być ze sobą zgodne. Mogą jednak zawierać różne dane, ponieważ potrzeby każdego z systemów są inne. Na przykład, w magazynie nie są potrzebne szczegółowe opisy produktów używane na platformach sprzedażowych, takich jak Allegro, natomiast system ERP nie wymaga dokładnych informacji o liczbie towarów w konkretnych lokalizacjach magazynowych, takich jak poszczególne szuflady czy strefy.
Aby dane były spójne, systemy muszą być zintegrowane. Im większy zakres tym lepiej, ale i drożej. Podstawowe procesy o które trzeba zadbać:
- automatyczne wstawianie zamówień do kompletacji do ERP
- synchronizacja danych o towarach
- automatyczne wstawianie danych o przyjęciu towaru do ERP
- automatyczne wstawianie danych o przesunięciach międzymagazynowych
- automatyczne wstawianie danych o sytuacjach zmieniających stan towaru (np. uszkodzenia)
- automatyczne przesyłanie statusu realizacji zleceń kompletacji
Im bardziej rozbudowane są systemy, tym trudniejsza może być ich integracja. Tego problemu nie dotyczą rozwiązania, które nie są samodzielnymi systemami, lecz działają na bazie integracji z ERP, jak na przykład nasze rozwiązanie – PP Mag. Dzięki temu możliwe jest sprawne połączenie i współpraca między modułami, co minimalizuje komplikacje i skraca czas wdrożenia.
Kiedy wdrażać system WMS
Najprościej odpowiedzieć na takie pytanie: “Wtedy, gdy będzie potrzebny, ale nie wcześniej”.
Duże systemy WMS oferują szerokie możliwości, jednak nie każda organizacja jest na tyle duża, aby w pełni je wykorzystać. Zbyt wczesne wdrożenie takiego systemu może okazać się obciążeniem, przypominającym strzelanie do muchy z armaty – efektowne, ale niekoniecznie efektywne. W takich przypadkach lepszym rozwiązaniem może być wdrożenie mniejszego, bardziej dopasowanego systemu, który odpowiada aktualnym potrzebom firmy.
Poniższe pytania pomogą Ci upewnić się, czy to już odpowiedni moment na wdrożenie systemu WMS:
- Czy potrzebuję automatyzować magazyn?
- Jakie efekty chce uzyskać?
- Które procesy wymagają poprawy?
- Jaki budżet przewiduje na projekt?
- Na ilu urządzeniach / stanowiskach będę korzystał z systemu?
- Kiedy chcę uzyskać zwrot z inwestycji?
Jak wybrać system zarządzania magazynem WMS
Jako, że nie jest to drobna inwestycja i będzie kosztować Cię sporo czasu, najlepiej podejść do niej pragmatycznie:
- Spisz problemy związane z obecną organizacją pracy, aby upewnić się, że nowy system pomoże je rozwiązać.
- Przejrzyj dostępne na rynku rozwiązania WMS i zastanów się, które z nich najbardziej odpowiada Twoim potrzebom. Większość pełnych systemów oferuje podobne funkcje.
- Rozpisz obecne procesy magazynowe, aby lepiej zrozumieć ich działanie.
- Zastanów się, w których procesach potrzebujesz wsparcia systemu informatycznego (liczba modułów może wpływać na cenę).
- Jeśli masz taką możliwość, odwiedź znajome firmy korzystające z systemu WMS, aby zobaczyć, jak działa w praktyce.
- Zapoznaj się z ofertą systemów WMS na rynku. Prześlij sprzedawcom swoje potrzeby, aby mogli odpowiednio się do nich odnieść.
- Jeśli to możliwe, przetestuj wybrane systemy w swojej infrastrukturze – mogą pojawić się problemy, których wcześniej nie przewidziałeś.
- Wybierz rozwiązanie najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb.
Wybór odpowiedniego systemu WMS nie jest prosty, ale wybór pierwszego lepszego rozwiązania, które w przyszłości może stwarzać problemy, może okazać się złym pomysłem. Dlatego warto poświęcić czas na dokładną analizę potrzeb i dostępnych opcji, aby uniknąć kosztownych błędów i zapewnić efektywne wsparcie dla procesów magazynowych.
Zanim zdecydujesz się na wybór pełnego systemu klasy WMS, upewnij się, czy prostsze rozwiązania, umożliwiające pracę na urządzeniach mobilnych, nie rozwiążą większości Twoich problemów za ułamek kosztu wdrożenia kompleksowego systemu zarządzania magazynem. Czasem mniejsze narzędzia mogą okazać się wystarczające, przynosząc szybkie efekty przy znacznie niższych nakładach finansowych.
Podsumowanie
Mamy nadzieję, że Twoja wiedza o systemach klasy WMS się poszerzyła i że udało nam się rozwiać więcej wątpliwości niż wzbudzić pytań. Jeśli jednak nadal zastanawiasz się, czy pełne rozwiązanie klasy WMS jest konieczne, warto rozważyć mniejsze programy, które zawierają kluczowe dla Ciebie funkcje, ale nie wiążą się z tak dużymi nakładami czasowymi i finansowymi. Takie rozwiązania mogą okazać się idealnym krokiem na początek, oferując wsparcie tam, gdzie jest ono najbardziej potrzebne.
Nie przegap okazji!
Zadzwoń do nas, a my odpowiemy na wszystkie Twoje pytania!
Zamów bezpłatną rozmowę z naszym ekspertem i zobacz jak nasze narzędzia mogą zautomatyzować pracę w Twojej firmie!
Wystarczy jedno kliknięcie, aby umówić się z naszym specjalistą, którego możesz zapytać o wszystko!
Kontakt Zamów konsultację Instrukcje Aktualizacje Home
NEWSLETTER
Nie przegap informacji o nowościach, które mogą usprawnić Ci pracę!
Zapisz się do naszego newslettera, a co miesiąc otrzymasz zbiorczą informację o wszystkich zmianach w naszych programach!
Okienko zapisu do newslettera pojawi się po kliknięciu przycisku poniżej. Pamiętaj, aby potwierdzić zapis w mailu, który do Ciebie wyślemy.
Zapisując się na newsletter, wyrażasz zgodę na wysyłkę przez LC SOFT sp. z o.o. newslettera na podany przez Ciebie adres poczty elektronicznej, zgodnie z treścią polityki prywatności.
