Pakowanie przesyłek jest zwykle kolejnym krokiem po kompletacji i polega na umieszczeniu skompletowanych towarów w opakowaniu i przygotowaniu dokumentów przewozowych. W zależności od podejścia, podczas pakowania może dochodzić do rozsortowania asortymentu ze zbiorczego nośnika (multipicking) lub po prostu przesypania towaru z koszyka do pudełka. Za pakowanie przesyłki może odpowiadać ta sama osoba, która zbierała towar z magazynu lub zupełnie inny zespół.
W tym wpisie postaram się opisać najczęściej napotykane pomyłki podczas pakowania przesyłek i sposoby radzenia sobie z nimi.
Jakie mogą być pomyłki przy pakowaniu przesyłek?
W zależności od przyjętego procesu, pomyłek przy pakowaniu może być mniej lub więcej.
Spakowany nie ten towar
Jedna z najczęstszych pomyłek przy pakowaniu, to umieszczenie w przesyłce nie tego towaru, który zamawiał klient. Powodów może być kilka:
-
- Bardzo podobny asortyment, który jest trudny do rozpoznania przez pakującego.
- Nieprawidłowo wykonana kompletacja zamówienia i brak kontroli podczas pakowania.
- Wzięty nie ten towar z nośnika zbiorczego po kompletacji multipicking.
Spakowane innej liczby towaru, niż trzeba
- Błędnie przeprowadzona kompletacja zamówienia i brak kontroli podczas pakowania.
- Źle policzony towar przez osobę pakującą przesyłkę.
Naklejona inna etykieta kurierska
Do takich sytuacji dochodzi, gdy etykiety kurierskie przygotowywane są jeszcze przed kompletacją. Zadaniem osoby pakującej jest wyszukanie odpowiedniej etykiety i naklejenie jej na przesyłkę. Zadanie niby proste, ale po pewnym czasie porównywanie numerków może być coraz trudniejsze.
Przygotowany list bez pobrania
Do takich sytuacji dochodzi, gdy osoba pakująca jest odpowiedzialna za przygotowanie etykiety kurierskiej, a nie dysponuje żadnym systemem wspierającym. Każde przepisywanie danych, prędzej czy później, spowoduje powstanie błędu.
Jakie są skutki pomyłki przy pakowaniu przesyłki?
Pomyłki przy pakowaniu niosą za sobą podobne konsekwencje, jak pomyłki przy kompletacji towarów z magazynu. Jeżeli występują w małych ilościach, to można przymknąć na nie oko, lecz gdy dochodzi do nich często, mogą skutecznie zmniejszyć sprzedaż.
Niepotrzebne koszty
Każda pomyłka przy pakowaniu związana z błędnym asortymentem lub brakiem kontroli ilościowej, wiąże się z kosztami ponownej wysyłki. Trzeba zapłacić za przesyłkę i ponowną zbiórkę towaru, co może mocno zmniejszyć marżę ze sprzedaży.
Często liczy się tylko koszty ponownej przesyłki, które w dzisiejszych czasach są niewielkie (przynajmniej te krajowe), warto brać jednak pod uwagę całkowity koszt, który może składać się z:
- Kosztu obsługi reklamacji (telefony, procesowanie)
- Kosztu ponownej kompletacji
- Kosztu opakowania, wypełnienia i zabezpieczenia przesyłki
- Kosztów przesyłki
- Kosztu utylizacji błędnego towaru lub przygotowania go do ponownego wystawienia
Utrata wizerunku
Klient, który otrzyma coś innego niż zamawiał, może już więcej nie złożyć zamówienia, a nawet podzielić się swoim negatywnym doświadczeniem z innymi. Zbyt duża liczba negatywnych opinii w marketplace, może skutecznie zniechęcić innych do robienia zakupów.
Marnowany czas
Pomijając koszty finansowe i straty wizerunkowe, każda dodatkowa operacja związana z obsługą reklamacji zajmuje czas, który mógłby być wypełniony obsługą nowych zamówień. Chcąc udobruchać klientów, często reklamacje realizowane są szybciej, niż standardowe zamówienia, co jest właściwe, aby nie zwiększać poziomu frustracji klienta, ale jak jest tego za dużo, to mogą opóźniać się pozostałe wysyłki. Chcąc nadgonić, ludzie zaczynają się śpieszyć, co może prowadzić do pojawienia się kolejnych błędów. Zawsze lepiej planować, niż ciągle gasić kolejne pożary.
Jak można radzić sobie z pomyłkami podczas pakowania?
Wybór najlepszej metody na poradzenie sobie z pomyłkami zależy od tego, które z nich występują najczęściej i ile to faktycznie kosztuje. Bez dokładnej diagnostyki i pomiarów nie można być pewnym, czy problem zostanie wyeliminowany. Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych działań, które podejmują nasi klienci, aby walczyć (zazwyczaj skutecznie) z opisywanymi pomyłkami.
Skanowanie towarów
Skanowanie pakowanych towarów jest najlepszym i najtańszym rozwiązaniem, aby rozpocząć kontrolę jakościową i ilościową. Skaner, w przeciwieństwie do człowieka, się nie zmęczy. Często na początku osoby pakujące skarżą się na konieczność skanowania, ale osobiście nie spotkałem firmy, która wróciłaby do braku kontroli na tym etapie.
Jeżeli kompletacja odbywa się na kartkach, to przynajmniej podczas pakowania powinno się zweryfikować czy został spakowany odpowiedni towar, w odpowiedniej ilości. Przy kompletacji z pomocą urządzeń mobilnych, można z tego zrezygnować, o ile przy zbiórce nie dochodzi do błędów.
Jeżeli kompletacja odbywa się do zbiorczego kontenera, to skanowanie towarów także jest konieczne. Możliwość spakowania innego towaru, czy błędnej ilości, jest może mniejsza, niż przy zbiórce, ale dalej występuje.
Taką kontrolę ilościową i jakościową można uruchomić na stanowiskach komputerowych z podłączonym skanerem klawiaturowym lub używając urządzeń mobilnych z systemem Android.
Zintegrowany system do listów przewozowych
Jeżeli podczas pakowania dochodzi do błędów przy przygotowaniu dokumentów przewozowych, to najlepszym rozwiązaniem jest integracja z systemem do przesyłek w taki sposób, aby operator nie musiał nic przepisywać i mógł jedynie zeskanować opakowania, których użył. Operator kończąc pakowanie uruchomi wydruk etykiety, dzięki czemu zyska pewność, że odbiorca jest prawidłowy i ustawiona jest prawidłowa kwota pobrania.
Monitoring stanowiska pakowania
Pomimo tego, że monitoring nie pomoże w walce z pomyłkami przy pakowaniu, to może być nieoceniony przy weryfikacji dlaczego do nich dochodzi. Dzięki nagraniom wideo można sprawdzić jak przebiegał proces pakowania każdego zamówienia, bez konieczności polegania na pamięci osoby pakującej.
Dodatkowym benefitem jest tutaj możliwość obrony przed wyłudzeniami ze strony klientów, którzy szybko wycofują się ze swoich roszczeń, gdy tylko zobaczą, że w przesyłce był umieszczony prawidłowy towar.
Podsumowanie
Błędy przy pakowaniu są kosztowne – finansowo i wizerunkowo. Można je jednak ograniczyć, wdrażając proste rozwiązania: skanery, integrację systemów i monitoring. Kluczowa jest tu analiza problemów i dopasowanie rozwiązań do realnych potrzeb, a nie zgadywanie, gdzie jest „największy przeciek”.
Dobrze jest dysponować oprogramowaniem, które pozwoli na zastosowanie różnych podejść do procesu obsługi wysyłki, aby znaleźć najbardziej optymalne rozwiązanie dla organizacji. Jeżeli masz jakieś problemy związane z pakowaniem, to skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o możliwościach ich rozwiązania.
Nie przegap okazji!
Zadzwoń do nas, a my odpowiemy na wszystkie Twoje pytania!
Zamów bezpłatną rozmowę z naszym ekspertem i zobacz jak nasze narzędzia mogą zautomatyzować pracę w Twojej firmie!
Wystarczy jedno kliknięcie, aby umówić się z naszym specjalistą, którego możesz zapytać o wszystko!
Kontakt Zamów konsultację Instrukcje Aktualizacje Home
NEWSLETTER
Nie przegap informacji o nowościach, które mogą usprawnić Ci pracę!
Zapisz się do naszego newslettera, a co miesiąc otrzymasz zbiorczą informację o wszystkich zmianach w naszych programach!
Okienko zapisu do newslettera pojawi się po kliknięciu przycisku poniżej. Pamiętaj, aby potwierdzić zapis w mailu, który do Ciebie wyślemy.
Zapisując się na newsletter, wyrażasz zgodę na wysyłkę przez LC SOFT sp. z o.o. newslettera na podany przez Ciebie adres poczty elektronicznej, zgodnie z treścią polityki prywatności.
Zamów prezentację systemu!
