Podczas konsultacji przedwdrożeniowej często pada pytanie „Czy system WMS jest mi potrzebny?”. Odpowiedź na takie pytanie zwykle nie jest łatwa, ale zazwyczaj znajdujemy proces, w którym nasze rozwiązanie WMS (PP Mag) okazuje się przydatne. Postanowiliśmy opisać kilka problemów, które przekonały naszych klientów do wdrożenia WMS-a.
WMS WMS-owi nie równy
Na wstępie warto zaznaczyć, że systemy WMS (Warehause Management System) są różne. W tej samej kategorii znajdują się proste dodatki do ERP pozwalające na pracę z urządzeniami mobilnymi, jak i wielkie systemy WMS, które pozwalają śledzić każdy ruch towaru na magazynie. Takie różnice w możliwościach powodują także różnice w cenie i czasie wdrożenia. Im większy system, tym będzie droższy, dłużej będzie trwało jego wdrożenie i trudniej będzie określić czy i kiedy inwestycja się zwróci.
Gdzie leży ten towar?
Wraz z wzrostem wielkości magazynu i mnogością asortymentu dochodzi do sytuacji, gdy wiedza o tym, gdzie jest obecnie dany towar, staje się „wiedzą plemienną” i znają ją tylko najstarsi pracownicy magazynu. Jeżeli zauważasz, że osoby kompletujące towar zamiast zbierać go z półek, szukają gdzie on w ogóle leży, to jest pierwszy sygnał, że należałoby wprowadzić system adresowania magazynu i powiązać towar z lokalizacją.
Choć teoretycznie można to zrobić w prosty sposób w kartotece towaru i pokazać na wydrukach, to późniejsze zarządzanie adresami jest problematyczne. Może dojść do tego, że proponowane lokalizacje nie są aktualne i magazynierzy przestają im ufać.
W takim przypadku pomocny okaże się nawet prosty system WMS, który pozwoli na łatwe dodanie czy usunięcie lokalizacji z poziomu urządzenia mobilnego, dzięki czemu nawet jak ktoś przeniesie towar w inne miejsce, to ta informacja będzie od razu dostępna dla innych pracowników magazynu.
Jest ten towar czy go nie ma?
Jeżeli zdarza się, że ktoś chodzi po całym magazynie i szuka jakiegoś towaru, bo widać, że jest na stanie, ale nikt go nie może znaleźć, to też jest symptom, że system WMS będzie potrzebny. Co prawda powody braku towaru mogą być różne (mógł być niechcący wysłany do klienta, który go nie zamówił, odłożony w inne miejsce, odłożony jako towar uszkodzony, może jest aktualnie wysyłany i nie został jeszcze zdjęty ze stanu), ale można takie sytuacje ograniczyć.
Nawet w prostych systemach WMS podstawowym narzędziem jest pilnowanie czy podczas wydawania towarów zabrany został właściwy asortyment, dzięki czemu zmniejszysz ryzyko wysłania prezentu klientowi, a przez to stany magazynowe będą bardziej odpowiadały rzeczywistości.
Jeżeli często dochodzi do zmian lokalizacji towaru, to system WMS także bardzo się przyda, aby zmiany były widoczne dla wszystkich od razu, a nie dopiero jak ktoś się o to dopyta.
Duże systemy WMS oferują bardzo szczegółowe monitorowanie towarów i potrafią rejestrować każdą operację z nim związaną, ale okupione jest to koniecznością pilnowania, aby każda czynność wykonywana przez pracownika miała swoje odzwierciedlenie w systemie WMS.
Znowu reklamacja
Sytuacje, gdy klient zgłasza, że nie dostał towaru, który zamawiał, są niezwykle trudne. Może to wynikać z błędu podczas wydawania towaru lub chęci wymuszenia ze strony klienta. Jeżeli proces kompletacji jest wykonywany na kartkach, to uzyskanie odpowiedzi kto pakował daną wysyłkę może wiązać się z dużą pracochłonnością przy przekopywaniu się przez WZ-tki.
Nawet jeżeli na magazynie jest monitoring, to trudno jest ustalić dokładny czas przygotowywania przesyłki i trzeba oglądać dużo więcej materiału wideo.
W takich przypadkach system WMS bywa niezwykle potrzebny:
- Zmniejszysz ryzyko błędu przy wydaniach, bo każdy towar będzie skanowany.
- Szybko odnajdziesz kto kompletował i pakował dane zamówienie.
- Odnotowana będzie dokładna godzina przygotowania przesyłki, dzięki czemu szybko odnajdziesz na monitoringu fragment pokazujący pakowanie i sprawdzisz czy do paczki było włożone wszystko, co powinno się tam znaleźć.
System premiowy
Jeżeli chcesz wynagradzać swoich pracowników w zależności od sprawności ich działania, to nie używając do tego żadnego oprogramowania może być ciężko zbudować odpowiedni system premiowy. Systemy takie wymagają, aby wiedzieć kto przygotował jakie zamówienie, co bez systemu informatycznego wymaga sporej ilości ręcznego przepisywania, która jeszcze może skończyć się błędami i niezadowoleniem pracowników.
Np. w naszym systemie WMS operacje wykonywane na zamówieniu są zapisywane, dzięki czemu można wygenerować zestawienie kto uczestniczył w procesie wydania. Zestawienie tego z ilością towaru w zamówieniu pozwoli także uwzględnić ile pracy wymagało obsłużenie danego zamówienia, aby inaczej rozliczać zamówienia jednopozycyjne od tych składających się z kilku palet.
Rotacja pracowników
Jeżeli pracownicy często rotują lub zatrudniani są okresowo, to zwykle mija trochę czasu zanim dorównają wydajnością do kolegów starszych stażem. Pracownik taki musi poznać proces, ale również asortyment i magazyn. Systemy WMS okazują się tutaj bardzo potrzebne:
- Obsługa wydania (kompletacja + pakowanie i wysyłka) jest często uprocesowiona, dzięki czemu zmniejsza się czas potrzebny na szkolenia.
- Urządzenie mobilne przeprowadzi przez magazyn wskazując lokalizację towaru.
- Podgląd szczegółów towaru na kolektorze (opis / zdjęcia) pozwoli szybko rozwiać wątpliwości przy podobnym asortymencie.
- Skanowanie towarów zapewni, że nawet jak dojdzie do pomyłki, to pracownik będzie miał szansę go skorygować jeszcze przy półce z towarem.
Nowi pracownicy, dzięki systemom WMS są w stanie już po kilku dniach zbliżać się z wydajnością do pozostałych pracowników.
