Inwentura to jedno z kluczowych działań, które każda firma powinna regularnie przeprowadzać, aby mieć kontrolę nad swoim majątkiem oraz zapasami. To proces, który pozwala zweryfikować stan faktyczny posiadanych towarów, materiałów, produktów gotowych czy środków trwałych w porównaniu z dokumentacją księgową i magazynową. Poniżej wyjaśniamy, czym dokładnie jest inwentura, jak ją przeprowadzić, kiedy ją wykonywać oraz kto za nią odpowiada. Na końcu podpowiemy również, jakie oprogramowanie może usprawnić ten proces.
Co to jest inwentura?
Inwentura to proces dokładnego spisu i oceny ilości oraz wartości zasobów w firmie. Polega na porównaniu stanu faktycznego z ewidencją księgową lub magazynową, co pozwala na wykrycie ewentualnych rozbieżności, takich jak nadwyżki lub niedobory. W ramach inwentury można sprawdzać nie tylko towary, ale także środki trwałe, czyli sprzęty, pojazdy czy maszyny będące własnością firmy.
Rodzaje inwentury:
- Inwentura ciągła – odbywa się na bieżąco, zazwyczaj w małych partiach.
- Inwentura okresowa – przeprowadzana w określonym czasie, np. na koniec roku.
- Inwentura nadzwyczajna – wynikająca z wyjątkowych okoliczności, np. kradzieży, pożaru.
Jak przeprowadzić inwenturę?
Przeprowadzenie inwentury wymaga odpowiedniego przygotowania i precyzyjnych działań, aby uzyskać wiarygodne wyniki. Oto kilka kroków, które warto uwzględnić:
- Przygotowanie – wyznaczenie zespołu odpowiedzialnego za inwenturę, sporządzenie listy towarów i przygotowanie odpowiednich narzędzi, takich jak skanery, arkusze spisowe, czy oprogramowanie magazynowe.
- Zbieranie danych – w ramach spisu z natury fizycznie liczy się towary, sprawdza ich stan oraz weryfikuje zgodność z ewidencją magazynową. Ważne jest precyzyjne oznaczenie towarów i sprawdzanie ich jakości.
- Porównanie wyników – po zakończeniu liczenia porównuje się dane z wynikami ewidencji księgowej. Jeśli wystąpią różnice, należy je zbadać i wyjaśnić.
- Korygowanie ewidencji – na podstawie wyników inwentury dokonuje się korekt w dokumentach księgowych oraz magazynowych. To kluczowy krok, by uniknąć błędów w przyszłości.
Kiedy prowadzić inwenturę?
Inwenturę można przeprowadzać w różnych momentach, w zależności od potrzeb firmy oraz przepisów prawnych. Oto najczęściej spotykane sytuacje:
- Na koniec roku obrotowego – wiele firm decyduje się na inwenturę roczną, która pozwala na zamknięcie ksiąg rachunkowych oraz sporządzenie bilansu.
- Przy zmianie właściciela lub zarządu – inwentura w tym przypadku pozwala na dokładne rozliczenie i ocenę wartości majątku firmy.
- W sytuacjach nadzwyczajnych – po kradzieży, awarii systemu magazynowego czy pożarze inwentura jest niezbędna do oszacowania strat.
- Cyklicznie – wiele firm decyduje się na przeprowadzanie inwentury co miesiąc lub kwartał, aby na bieżąco kontrolować stan magazynowy.
Kto odpowiada za inwenturę?
Za przeprowadzenie inwentury odpowiada zazwyczaj zarząd firmy lub osoby wyznaczone do tego zadania, np. kierownicy działów czy menedżerowie magazynów. W większych firmach funkcjonują specjalne zespoły inwentaryzacyjne, które zajmują się organizacją i koordynacją całego procesu.
W przypadku małych firm, odpowiedzialność za inwenturę często spada na właściciela, który osobiście dba o prawidłowe przeprowadzenie spisu. Ważne jest, aby osoby te były odpowiednio przeszkolone i znały procedury, które zapewnią dokładność oraz rzetelność wyników.
Jakie oprogramowanie sprawdzi się podczas inwentury?
Aby inwentura przebiegała sprawnie i bezbłędnie, warto skorzystać z odpowiedniego oprogramowania. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele narzędzi, które mogą znacząco usprawnić ten proces. Oto kilka popularnych rozwiązań:
- ERP (Enterprise Resource Planning) – systemy ERP, takie jak SAP, Microsoft Dynamics, Comarch ERP czy Subiekt, oferują funkcje do zarządzania magazynem i prowadzenia inwentur. Integrują one dane z różnych działów firmy, co ułatwia kontrolę nad zasobami.
- Systemy WMS (Warehouse Management System) – dedykowane systemy do zarządzania magazynem pozwalają na automatyzację procesu inwentury poprzez skanowanie kodów kreskowych oraz śledzenie ruchu towarów.
- Aplikacje mobilne – coraz więcej firm korzysta z aplikacji mobilnych do przeprowadzania inwentury. Aplikacje te pozwalają na skanowanie kodów kreskowych za pomocą smartfona lub terminala mobilnego i automatyczne przesyłanie danych do systemu.
Podsumowanie
Inwentura to niezbędny element funkcjonowania każdej firmy, która chce zachować pełną kontrolę nad swoim majątkiem. Regularne jej przeprowadzanie pozwala na zminimalizowanie ryzyka strat, weryfikację stanów magazynowych oraz poprawność ewidencji księgowej. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy zarządzasz dużym przedsiębiorstwem, dobrze zorganizowana inwentura, wsparta odpowiednim oprogramowaniem, pomoże utrzymać porządek i zapewnić efektywność w zarządzaniu zasobami.
Jeśli jeszcze nie wdrożyłeś narzędzi do automatyzacji inwentury, warto zastanowić się nad wyborem odpowiedniego oprogramowania, które usprawni ten proces i pozwoli na lepsze zarządzanie zapasami. Zachęcamy do zapoznania się z funkcjonalnościami programu PP Mag oraz PP Kolektor w zakresie prowadzenia inwentury.
Sprawdź również:
- Kontrola dostaw
- Rozkładanie towaru w magazynie
- Adresowanie magazynu
- Statusowanie dokumentów
- Raporty magazynowe
Nie przegap okazji!
Zadzwoń do nas, a my odpowiemy na wszystkie Twoje pytania!
Zamów bezpłatną rozmowę z naszym ekspertem i zobacz jak nasze narzędzia mogą zautomatyzować pracę w Twojej firmie!
Wystarczy jedno kliknięcie, aby umówić się z naszym specjalistą, którego możesz zapytać o wszystko!
Kontakt Zamów konsultację Instrukcje Aktualizacje Home
NEWSLETTER
Nie przegap informacji o nowościach, które mogą usprawnić Ci pracę!
Zapisz się do naszego newslettera, a co miesiąc otrzymasz zbiorczą informację o wszystkich zmianach w naszych programach!
Okienko zapisu do newslettera pojawi się po kliknięciu przycisku poniżej. Pamiętaj, aby potwierdzić zapis w mailu, który do Ciebie wyślemy.
Zapisując się na newsletter, wyrażasz zgodę na wysyłkę przez LC SOFT sp. z o.o. newslettera na podany przez Ciebie adres poczty elektronicznej, zgodnie z treścią polityki prywatności.
