Prowadząc magazyn e-commerce, skupiasz się na kosztach, które widać na fakturach. Analizujesz stawki kurierskie, prowizje marketplace czy koszty zwrotów. To jasne pozycje, które łatwo wpisać w tabelę i poddać optymalizacji. Istnieje jednak kategoria wydatków całkowicie niewidocznych, bo rozproszona jest po kilkanaście sekund na każdą paczkę. Większość firm ich nie liczy nie dlatego, że są małe, ale dlatego, że ukrywają się w codziennej rutynie pracowników.
Jednym z najbardziej kosztownych procesów tego typu jest ręczne generowanie etykiet kurierskich. Pojedyncza operacja wygląda błaho. W skali roku generuje straty idące w dziesiątki tysięcy złotych.
Skąd bierze się 30 sekund straty na każdej paczce?
Pół minuty na przygotowanie etykiety brzmi niewinnie. Rozłóżmy jednak ten proces na czynniki pierwsze. Po zakończeniu kompletacji zamówienia pracownik otwiera przeglądarkę i loguje się do panelu kuriera. Następnie kopiuje dane klienta: imię, nazwisko, ulicę, numer domu i kod pocztowy. Do tego dochodzi numer telefonu oraz adres e-mail dla powiadomień. Po zatwierdzeniu formularza pobiera plik PDF, otwiera go, wysyła na drukarkę i wraca do systemu, żeby zająć się kolejnym zamówieniem.
Trzydzieści sekund to wariant optymistyczny. Zakłada, że strona kuriera działa błyskawicznie, a dane wpisane przez klienta są poprawne i nie wymagają ręcznej korekty. W rzeczywistości każda literówka w adresie lub błąd walidacji formularza wydłuża ten proces dwukrotnie. Przy kilkunastu paczkach dziennie to jedynie irytujący obowiązek. Przy kilkuset staje się osobnym etatem, który nie wnosi żadnej wartości dodanej do biznesu.
Matematyka magazynowa: ile faktycznie kosztuje czas?
Przyjmijmy założenia dla magazynu wysyłającego 500 paczek dziennie. Przy 30 sekundach na każdą etykietę otrzymujemy 250 minut, ponad cztery godziny czystego czasu pracy poświęconego wyłącznie na przepisywanie danych do systemów kurierskich.
Przy stawce 34,47 złotych za godzinę kosztuje to firmę około 145 złotych dziennie. W skali roku, biorąc pod uwagę dni robocze, kwota przekracza 35 000 złotych. To koszt samej czynności wpisywania adresów. Nawet mniejsza firma wysyłająca 200 paczek dziennie generuje stratę na poziomie 12 000 złotych rocznie. Te pieniądze nie pojawiają się nigdzie jako osobna pozycja kosztowa, bo są ukryte w wynagrodzeniach personelu.
Błędy adresowe i ich ciche konsekwencje finansowe
Ręczne przepisywanie danych to nie tylko marnotrawstwo czasu, ale przede wszystkim ryzyko błędów, których skutki są nieproporcjonalnie duże w stosunku do chwili, w której powstają. Każda paczka wracająca do nadawcy to realna strata pieniędzy.
Koszt zwrotu u krajowego kuriera wynosi zazwyczaj od 10 do 20 złotych. W przypadku przesyłek zagranicznych kwoty te rosną wielokrotnie. Do tego dochodzi czas poświęcony na obsługę reklamacji, kontakt z klientem oraz ryzyko pogorszenia statystyk na platformach takich jak Allegro. Margines błędu na poziomie 0,5% przy 500 paczkach oznacza 2 do 3 problematycznych przesyłek każdego dnia. Przy automatyzacji dane przepływają bezpośrednio z zamówienia do systemu przewoźnika i ten problem znika.
Wyzwanie przy współpracy z wieloma kurierami
Nowoczesny e-commerce rzadko ogranicza się do jednego dostawcy. Standardem jest korzystanie z InPostu do paczkomatów, DPD lub DHL do dostaw domowych oraz GLS czy FedEx w przypadku eksportu. Każdy z tych podmiotów ma własny panel, inny formularz i odmienne zasady logowania.
Pracownik bez zintegrowanego systemu musi za każdym razem decydować, którego kuriera wybrać, a następnie przełączać się między kartami w przeglądarce. Prowadzi to do pomyłek takich jak generowanie etykiet u niewłaściwego przewoźnika. Tego rodzaju błędy zdarzają się najczęściej w szczytach sprzedażowych, gdy presja czasu jest największa i brakuje chwili na weryfikację każdego kroku.
Co zmienia automatyczna integracja z kurierami przez API
Proces może wyglądać zupełnie inaczej. W systemie zintegrowanym pracownik po zakończeniu pakowania klika jeden przycisk. System automatycznie przesyła dane do właściwego kuriera, pobiera etykietę i natychmiast drukuje ją na drukarce. Całość zajmuje kilka sekund i odbywa się bez udziału przeglądarki internetowej, bezpośrednio na kolektorze.
Wspomniane cztery godziny dziennie zostają odzyskane. Personel może w tym czasie zająć się kompletacją towaru lub optymalizacją rozmieszczenia produktów w magazynie. Ryzyko błędów spada niemal do zera, a firma staje się odporna na rotację pracowników, bo obsługa procesu wysyłki nie wymaga już znajomości kilku różnych interfejsów kurierskich.
Koszt wdrożenia automatyzacji zazwyczaj zwraca się w ciągu kilku miesięcy z samych oszczędności czasu, bez uwzględniania korzyści wynikających ze zmniejszenia liczby reklamacji i zwrotów. Jeśli chcesz sprawdzić, jak automatyczne generowanie etykiet przełoży się na wydajność Twojego zespołu, umów się z nami na prezentację systemu.
Nie przegap okazji!
Zadzwoń do nas, a my odpowiemy na wszystkie Twoje pytania!
Zamów bezpłatną rozmowę z naszym ekspertem i zobacz jak nasze narzędzia mogą zautomatyzować pracę w Twojej firmie!
Wystarczy jedno kliknięcie, aby umówić się z naszym specjalistą, którego możesz zapytać o wszystko!
Kontakt Zamów konsultację Instrukcje Aktualizacje Home
NEWSLETTER
Nie przegap informacji o nowościach, które mogą usprawnić Ci pracę!
Zapisz się do naszego newslettera, a co miesiąc otrzymasz zbiorczą informację o wszystkich zmianach w naszych programach!
Okienko zapisu do newslettera pojawi się po kliknięciu przycisku poniżej. Pamiętaj, aby potwierdzić zapis w mailu, który do Ciebie wyślemy.
Zapisując się na newsletter, wyrażasz zgodę na wysyłkę przez LC SOFT sp. z o.o. newslettera na podany przez Ciebie adres poczty elektronicznej, zgodnie z treścią polityki prywatności.
Zamów prezentację systemu!
