System WMS

Każdy system ma swoje zalety, inaczej nie byłby używany. Systemy WMS dla magazynów oferują wiele korzyści, choć czasami to, co dla jednej firmy jest zaletą, w innych okolicznościach może być postrzegane jako wada.

Do zalet można zaliczyć:

• Zmniejszenie liczby błędów: zastosowanie skanerów, kontrola jakościowa i ilościowa
• Standaryzacja procesów – oprogramowanie WMS bazuje na zdefiniowanych procesach, dzięki czemu pracownicy będą musieli się ich trzymać
• Kontrola nad przepływem towaru – wiesz gdzie leży towar, ile go jest, jakie ma terminy ważności, kiedy został dostarczony
• Zbieranie metryk – zbieranie informacji o przepływie towarów pozwala na lepszą ocenę procesów optymalizacyjnych opartych na rzeczywistych danych
• Wiedza kto, co i kiedy – każdy ruch może być monitorowany i mieć odzwierciedlenie w systemie, dzięki czemu wiadomo, który operator podjął jaki towar, z której lokalizacji i w którym momencie
• Możliwość użycia trudniejszych wersji procesów , np. dwuetapowy multipicking, kompletacja strefowa
• Poprawa jakości – kontrola na urządzeniach dba o to, aby zebrany był właściwy towar
• Łatwiejsze stosowanie kolejek – program WMS sugeruje zbieranie towarów w odpowiedniej kolejności, na przykład według zasady FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło), co pozwala zmniejszyć ilość odpadów i zoptymalizować zarządzanie zapasami
• Wsparcie dla automatyzacji magazynu – duże systemy WMS mogą obsługiwać zautomatyzowane magazyny, umożliwiając pracę w modelu „towar do człowieka”
• Przyspieszenie kompletacji towarów, dzięki zastosowaniu algorytmów, które generują optymalne trasy przejścia w magazynie
• Pomoc w rozmieszczaniu towarów na magazynie

Tak samo jak zalety, wdrożenie systemu WMS ma swoje słabe strony. Nie powinny one przesłaniać celu, ale trzeba mieć je na uwadze.

• Koszty licencyjne – koszt zakupu samego rozwiązania WMS może być znaczny i zaczyna się od kilkudziesięciu tysięcy złotych
• Koszty wdrożenia – poza kosztami zakupu, trzeba mieć na uwadze, że im większy jest wdrażany WMS, tym dłużej będzie trwało wdrożenie i angażowało pracowników dostawcy oraz klienta
• Koszty utrzymania – po szczęśliwym wdrożeniu koszty się nie kończą – wsparcie dostawcy oraz dostosowanie systemu pod swoje potrzeby jest bardzo kosztowne
• Koszty urządzeń – oprogramowanie magazynowe musi na czymś pracować: serwery, stanowiska kompletacyjne czy pakowania, urządzenia mobilne itp.
• Konieczność pracy na dwóch systemach – WMS jest najczęściej wdrażany po systemie sprzedaży i zachodzi konieczność pracy na tych dwóch systemach z zachowaniem integracji, aby nie trzeba było przepisywać najprostszych danych
• Szkolenia kadry – każdy system budowany jest inaczej i zwykle nie każdy jego element jest intuicyjny – często aby go zrozumieć niezbędne są dodatkowe szkolenia przeprowadzane przez dostawcę
• Utrata elastyczności: pracownicy muszą przestrzegać procedur, co może stwarzać opór z ich strony

5 zagrożeń wdrożenia systemu WMS

System WMS, który obejmuje wszystkie procesy magazynowe, nie należy do tanich rozwiązań. Ceny podstawowych licencji mogą wynosić kilkadziesiąt, a nawet kilkaset tysięcy złotych, a koszt rośnie wraz z liczbą użytkowników oraz zastosowanymi modułami. Przy wdrożeniu pełnoprawnego oprogramowania WMS, firmy muszą być gotowe na oferty sięgające sześciocyfrowych kwot.

W kalkulacji kosztów należy ująć:

• Koszt licencji na WMS
• Liczbę urządzeń mobilnych, na których używana będzie aplikacja mobilna
• Liczbę stanowisk komputerowych, na których zainstalowane będą komponenty systemu WMS
• Wyposażenie stanowisk komputerowych
• Zakup urządzeń mobilnych
• Serwery (jeżeli WMS będzie instalowany w infrastrukturze klienta)
• Licencję na system serwerowy (np. Windows Server, jeżeli instalacja we własnej infrastrukturze)
• Licencję na system bazy danych (często stosowane są płatne rozwiązania Microsoft SQL Server lub Oracle)
• Licencje na systemy Windows na stanowiskach roboczych
• Infrastruktura sieciowa (aby praca była szybka i pewna czasami potrzebna jest sieć przemysłowa i nie wystarczy zwykłe WiFi)
• Adresowanie magazynu (jeżeli nie jest jeszcze zaadresowany) [czytaj artykuł: Adresowanie magazynu]
• Jednostki ładunkowe pozwalające na obsługę rejestrowaną procesów kompletacji czy przyjęć
• Wdrożenie systemu (często nie jest ujęty w licencji)
• Integrację z obecnymi systemami używanymi w firmie
• Szkolenia z obsługi programu WMS
• Czas kadry na początkowe szkolenia i naukę systemu
• Zmiany w istniejących systemach (czasami wymagane jest dostosowanie się do wymogów systemu)

Gdy system zostanie wdrożony, dobrze jest założyć budżet na jego rozwój, bo środowisko zewnętrzne się ciągle zmienia:

• Wsparcie powdrożeniowe
• Opłaty licencyjne w kolejnych latach
• Płatne rozbudowy systemu

To prawdopodobnie jedynie część kosztów, jakie można ponieść przy wdrażaniu dużego systemu WMS, ale warto mieć je na uwadze, aby uniknąć niespodziewanych wydatków. Dobrze jest przygotować się na dodatkowe koszty, takie jak integracje, szkolenia czy modyfikacje systemu, które mogą pojawić się w trakcie uruchamiania.

Myśląc o pełnych systemach klasy WMS, które mają ingerować w każdy proces magazynowy, należy liczyć się z czasem wdrożenia mierzonym w tygodniach, a często w miesiącach. Tak rozbudowane rozwiązania wymagają starannego planowania, konfiguracji i testów, aby skutecznie wspierać wszystkie operacje magazynowe.

Mniejsze systemy WMS, które dobrze integrują się z ERP i obejmują tylko wybrane procesy magazynowe (takie jak nasze rozwiązanie), mogą być wdrożone w zaledwie kilka dni. Takie systemy są szybsze w implementacji, co pozwala na szybkie usprawnienie wybranych operacji bez długotrwałego procesu wdrożeniowego.

Jako, że nie jest to drobna inwestycja i będzie kosztować Cię sporo czasu, najlepiej podejść do niej pragmatycznie:

1. Spisz problemy związane z obecną organizacją pracy, aby upewnić się, że nowy system pomoże je rozwiązać.
2. Przejrzyj dostępne na rynku rozwiązania WMS i zastanów się, które z nich najbardziej odpowiada Twoim potrzebom. Większość pełnych systemów oferuje podobne funkcje.
3. Rozpisz obecne procesy magazynowe, aby lepiej zrozumieć ich działanie.
4. Zastanów się, w których procesach potrzebujesz wsparcia systemu informatycznego (liczba modułów może wpływać na cenę).
5. Jeśli masz taką możliwość, odwiedź znajome firmy korzystające z systemu WMS, aby zobaczyć, jak działa w praktyce.
6. Zapoznaj się z ofertą systemów WMS na rynku. Prześlij sprzedawcom swoje potrzeby, aby mogli odpowiednio się do nich odnieść.
7. Jeśli to możliwe, przetestuj wybrane systemy w swojej infrastrukturze – mogą pojawić się problemy, których wcześniej nie przewidziałeś.
8. Wybierz rozwiązanie najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb.

Wybór odpowiedniego systemu WMS nie jest prosty, ale wybór pierwszego lepszego rozwiązania, które w przyszłości może stwarzać problemy, może okazać się złym pomysłem. Dlatego warto poświęcić czas na dokładną analizę potrzeb i dostępnych opcji, aby uniknąć kosztownych błędów i zapewnić efektywne wsparcie dla procesów magazynowych.

Zanim zdecydujesz się na wybór pełnego systemu klasy WMS, upewnij się, czy prostsze rozwiązania, umożliwiające pracę na urządzeniach mobilnych, nie rozwiążą większości Twoich problemów za ułamek kosztu wdrożenia kompleksowego systemu zarządzania magazynem. Czasem mniejsze narzędzia mogą okazać się wystarczające, przynosząc szybkie efekty przy znacznie niższych nakładach finansowych.