Nasi klienci czasem pytają nas co się stanie, jeśli zmienię dokument w Subiekcie po tym, jak został on już przekazany do PP Mag? W tym artykule postaram się odpowiedzieć na to pytanie i wskazać dlaczego podjęliśmy takie, a nie inne decyzje projektowe.
Każdy etap obsługi dokumentu rządzi się własnymi prawami, dlatego poniżej opiszę każdy z nich. Zanim jednak do tego przejdę, trzeba poczynić jedno istotne założenie, a mianowicie, że dokument zmieniony w Subiekcie, został skutecznie odświeżony w PP Mag.
PP Mag nie posiada mechanizmów automatycznego odświeżania dokumentów zmienionych w Subiekcie. Po każdej zmianie na dokumencie Subiekta, operator musi przejść do PP Mag i kliknąć przycisk odświeżania. Zdarzenie odświeżenia zostaje odnotowane w systemie wraz z informacją o czasie odświeżenia i osobie odświeżającej. Stanowi to swojego rodzaju podpis pracownika biorącego odpowiedzialność na obsługę danego dokumentu. Na poniższym zrzucie ekranu widzimy, że kierownik magazynu odświeżył dokument w statusie „Wydano na operatora” o 13:08 i tym samym wziął na siebie odpowiedzialność za dopilnowanie, aby pracownik kompletujący zamówienie dowiedział się o konieczności podjęcia odpowiednich kroków.
Dokument został skutecznie odświeżony w PP Mag, możemy zatem przejść do omówienia poszczególnych etapów obsługi dokumentu:
1. Dokument przypisany do operatora, ale kompletacja nie została jeszcze rozpoczęta
Jeśli w Subiekcie wprowadzono zmiany (np. dodano pozycję, zmieniono ilość), operator wciąż widzi starą wersję dokumentu pomimo odświeżenia w PP Mag – trzeba odświeżyć dokument ręcznie poprzez kliknięcie przycisku „Synchronizuj”. O konieczności wykonania synchronizacji osoba odpowiedzialna informuje pracownika zgodnie ze schematem komunikacji w firmie (discord / slack / inny komunikator, telefon, krótkofalówka, ustnie itd.).
2. Dokument w trakcie kompletacji
Jeśli operator zaczął już kompletację, sytuacja jest podobna – zmiany w Subiekcie nie są automatycznie wciągane do dokumentu. Aby zsynchronizować dane, operator musi ręcznie zaktualizować dokument, a dodatkowo musi mieć pobrany brakujący towar w zakładce Towary. Zaleca się pobieranie zbiorcze towarów na początku zmiany – wówczas problem brakującego towaru nie występuje.
3. Dokument skompletowany, oczekuje w nośniku na pakowanie
To moment na relatywnie bezpieczną aktualizację dokumentu. Jeżeli operator PP Mag na stanowisku stacjonarnym odświeży dokument po zmianach w Subiekcie, to kolektor przy podjęciu nośnika do pakowania wykryje różnice i zablokuje możliwość pakowania nieaktualnego dokumentu.
Operator pakujący wraca do kompletacji, pobiera nośnik zawierający zaktualizowany dokument, kończy kompletację i dopiero wtedy może przejść do pakowania. Cały proces jest zgodny z aktualnym stanem dokumentu.
Uwaga! Jeśli w Twojej organizacji kompletacja kończy proces lub etykieta kurierska generowana jest z pominięciem pakowania, to nośnik i znajdujący się na nim dokument nie zostanie odświeżony. Jeśli dokument został zmieniony po nadaniu statusu Skompletowany, to może być już na samochodzie (transport własny) lub wydany kurierowi. Zachowaj szczególną ostrożność podczas odświeżania lub zmian w dokumencie.
4. Dokument w trakcie pakowania
Jeżeli operator zaczął już pakować, to dokument nie podlega aktualizacji – nawet ręcznej.
5. Dokument spakowany
Tu sprawa jest jasna – dokumentu nie da się już zmienić. Paczka jest gotowa do wysyłki, dane są zarchiwizowane i nie powinny już ulegać zmianom. Często jest już wystawiony dokument końcowy (np. faktura) i wysłany mailem do klienta. System magazynowy musi gwarantować, że dokument końcowy (z etykietą, numerem przesyłki, zawartością) jest zgodny z tym, co rzeczywiście trafiło do kuriera. Stabilność i spójność danych są tu kluczowe. Oczywiście te same uwagi odnoszą się do dokumentów w statusie „Do wydania” (czyli przygotowano list przewozowy). Jeśli na tym etapie zachodzi konieczność wprowadzenia zmian w dokumencie, należy najpierw odnaleźć paczkę w magazynie, a dopiero później myśleć o wprowadzaniu zmian w dokumencie Subiekta. Dane w PP Mag nie zostaną odświeżone.
Podsumowanie
Brak automatycznego odświeżania dokumentów w PP Mag, to przemyślany mechanizm zabezpieczający cały proces magazynowy. Użytkownik ma pełną kontrolę nad tym, kiedy i jak dokumenty są aktualizowane, co pozwala uniknąć przypadkowych błędów, konfliktów danych i problemów z obsługą klienta.
Należy również pamiętać, że odświeżanie dokumentów powinno być ostatecznością, zwłaszcza, jeśli chodzi o pozycje czy ilości. Jeśli klient domawia towar, lepiej jest wystawić nowe zamówienie i obsłużyć go na dwóch dokumentach. Jeśli już musisz zmienić dokument w Subiekcie, sprawdź najpierw co się z nim dzieje na magazynie.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak nasz system dba o bezpieczeństwo i efektywność pracy w magazynie, skontaktuj się z nami lub sprawdź inne wpisy na naszym blogu.
Nie przegap okazji!
Zadzwoń do nas, a my odpowiemy na wszystkie Twoje pytania!
Zamów bezpłatną rozmowę z naszym ekspertem i zobacz jak nasze narzędzia mogą zautomatyzować pracę w Twojej firmie!
Wystarczy jedno kliknięcie, aby umówić się z naszym specjalistą, którego możesz zapytać o wszystko!
Kontakt Zamów konsultację Instrukcje Aktualizacje Home
NEWSLETTER
Nie przegap informacji o nowościach, które mogą usprawnić Ci pracę!
Zapisz się do naszego newslettera, a co miesiąc otrzymasz zbiorczą informację o wszystkich zmianach w naszych programach!
Okienko zapisu do newslettera pojawi się po kliknięciu przycisku poniżej. Pamiętaj, aby potwierdzić zapis w mailu, który do Ciebie wyślemy.
Zapisując się na newsletter, wyrażasz zgodę na wysyłkę przez LC SOFT sp. z o.o. newslettera na podany przez Ciebie adres poczty elektronicznej, zgodnie z treścią polityki prywatności.
Zamów prezentację systemu!
