Wdrożenie systemu WMS – PP Mag

Wdrożenie systemu WMS, to kluczowy etap w usprawnianiu i zwiększaniu efektywności procesów magazynowych.
Z poniższego artykułu dowiesz się jak my realizujemy proces wdrożenia.

Rozmowa telefoniczna – wstępna ocena projektu

Zanim rozpoczniemy jakiekolwiek działania związane z wdrożeniem systemu WMS (Warehouse Management System), kluczowym krokiem jest dokładne zrozumienie potrzeb naszego klienta. Każdy magazyn jest inny, ma różne wyzwania i procesy, dlatego tak ważne jest, aby na samym początku przeprowadzić wywiad telefoniczny z klientem, w trakcie którego ustalimy, czy oferowane przez nas rozwiązanie będzie dla niego odpowiednie. To moment, w którym omawiamy podstawowe wymagania i sprawdzamy, czy nasz system WMS posiada wszystkie niezbędne funkcje.

Spotkanie online i prezentacja produktu

Po wstępnym wywiadzie telefonicznym przechodzimy do szczegółów na spotkaniu online. Podczas tego spotkania przedstawiamy klientowi możliwości naszego systemu WMS, omawiamy dostępne funkcjonalności oraz przypadki użycia, które mogą przydać się w jego procesach magazynowych. Celem tego etapu jest bardziej szczegółowe zarysowanie procesów magazynowych i zderzenie ich z możliwościami systemu. Jest to moment na omówienie różnych scenariuszy korzystania z aplikacji i ustalenie najlepszej strategii magazynowej.

Projekt procesu magazynowego

Podstawą skutecznego wdrożenia WMS jest dobrze zaprojektowany proces magazynowy. Na tym etapie, bazując na wcześniejszych rozmowach, ustalamy, jakie funkcjonalności zostaną zaimplementowane w magazynie. Poniżej kilka najważniejszych funkcjonalności implementowanych podczas wdrożenia WMS.

Na jakich dokumentach pracujemy

W związku z tym, że nasz program umożliwia pracę na różnych typach dokumentów pobranych z Subiekta, w pierwszym kroku ustalamy o jakie dokumenty oprzemy proces. Możemy zdecydować się na pracę np. w oparciu o dokument WZ – w tym przypadku kładziemy nacisk na funkcjonalności związane z obsługą magazynu, a sam proces możemy zakończyć przygotowaniem listu przewozowego z kolektora.

Jeśli zdecydujemy się na pracę w oparciu o dokumenty ZK, możemy rozszerzyć proces o automatyczną realizację dokumentu ZK na dokument końcowy (np. wystawienie faktury w Subiekcie), wysłanie dokumentu końcowego mailem do odbiorcy czy wstawienie dokumentu sprzedaży do transakcji Allegro.

Gdzie zaczyna się proces

Kolejny krok, to określenie które dokumenty zostaną przekazane do obsługi na magazynie. Możemy oczywiście wydawać wszystkie bez żadnych ograniczeń, ale zawsze sugerujemy rozważenie ograniczenia pobieranych dokumentów do takich, które spełniają określone wcześniej warunki. Najczęstszym rozwiązaniem jest ustawienie odpowiedniej flagi na dokumencie w Subiekcie. Pracownik odpowiedzialny za obsługę zamówienia klienta sprawdza, czy jest ono poprawne od strony formalnej, czy ma prawidłową formę płatności, czy klient nie zalega z płatnościami, czy płatność została dokonana i zaksięgowana na koncie itd. i zmienia flagę na dokumencie. Ustawienie flagi w Subiekcie stanowi swego rodzaju podpis pracownika, który wydaje w ten sposób zgodę na przekazanie dokumentu do realizacji na magazynie.

Innymi sposobami na ograniczenie pobieranych dokumentów są np. kategorie. Tu często zastosowanie znajdują systemy zewnętrzne (synchronizatory), które potrafią odciążyć pracownika i same sprawdzają dokumenty nadając im odpowiednie kategorie. Przykładem niech będą dokumenty za pobraniem, które można od razu skierować do realizacji na magazynie i dokumenty pozostałe, które wymagają sprawdzenia przez użytkownika.

System umożliwia również ograniczanie pobieranych dokumentów po magazynie, na którym zostały wystawione lub po statusie dokumentów, ale są to zdecydowanie rzadziej stosowane opcje.

Scenariusze kompletacji i kto będzie je realizował

To bardzo ważny krok i wymaga najwięcej planowania.

Nasz WMS umożliwia dzielenie dokumentów pobranych do systemu na grupy, a do tych grup możemy przypisywać różne scenariusze kompletacji. Najczęściej spotykanym podziałem jest przypisanie scenariuszy w zależności od tego jakim kurierem ma zostać nadana przesyłka. W ten sposób możemy nadać priorytet dokumentom wysyłanym DPD nad dokumentami wysyłanymi InPostem (np. DPD przyjeżdża po paczki wcześniej). Możemy wydzielić dokumenty obsługiwane transportem własnym, możemy oddzielić hurt od detalu, dokumenty lekkie od ciężkich, jednopozycyjne od wielopozycyjnych, krajowe i międzynarodowe, z jednej alejki w magazynie i z wielu. Ogranicza nas wyobraźnia i zakres danych, które otrzymujemy z Subiekta.

Kierownik magazynu ma możliwość odfiltrowania różnych scenariuszy w panelu zarządzania. Pracownik magazynu może zamawiać dokumenty z określonego scenariusza (panuje nad tym algorytm). Najważniejszym zastosowaniem jest jednak możliwość przypisania scenariusza do konkretnego użytkownika. Dzięki takiemu zabiegowi Kowalski będzie zawsze dostawał dokumenty ze strefy A mające nie więcej, niż trzy pozycje i ważące mniej, niż 20kg, a Nowak będzie obsługiwał takie same dokumenty ze strefy B, dzięki czemu nie będą wchodzić sobie w drogę podczas pickingu.

Sposób kompletacji dokumentów

Ten etap wdrożenia systemu WMS pozwala określić w jaki sposób pracownicy będą poruszać się po magazynie. Nasz program obsługuje różne formy kompletacji i musimy określić które z nich najlepiej sprawdzą się w środowisku klienta. Kombinacji jest wiele i co najważniejsze można stosować je wszystkie zamiennie lub przypisując odpowiedni sposób kompletacji do konkretnego pracownika.

Nie wgłębiając się w szczegóły (te zostały opisane w innych artykułach) wyróżniamy następujące podejścia do kompletacji:

• kompletacja jednostopniowa z nośnikiem wirtualnym – najczęściej stosowana w małych magazynach, gdzie wszędzie jest blisko, a dokumenty składają się z jednej, dwóch pozycji. W takim przypadku pracownik zbiera towar „do ręki”, umieszcza go od razu w kartonie i generuje etykietę kurierską, którą okleja przesyłkę
• kompletacja single picking z pakowaniem – stosowana w firmach, gdzie wartość wysyłanego towaru jest znacząca i wymagana jest podwójna kontrola wysyłanego towaru. Pracownik magazynu zbiera towar do nośnika (paleta, kuweta, koszyk itd.) i dostarcza go do strefy pakowania. Tam pakowacz podejmuje nośnik i również z użyciem kolektora ponownie sprawdza zebrane towary umieszczając je w przesyłce. Po spakowaniu najczęściej generowany jest list przewozowy.
• kompletacja multipicking w wersji z jednym nośnikiem i pakowaniem – często  stosowana w firmach, gdzie powierzchnia magazynowa jest duża, często rozmieszczona w różnych budynkach. Magazynier podejmuje nośnik (np. paletę) i zbiera do niego wiele zamówień. Kolektor prezentuje mu zgrupowane pozycje ze wszystkich dokumentów. Tak zebrane towary trafiają do stołu pakowego, gdzie pakowacz podejmuje nośnik i z użyciem kolektora dzieli zebrany towar na poszczególne zamówienia. Tu przy okazji następuje drugie sprawdzenie poprawności przeprowadzonej kompletacji. Schemat może zakończyć się wygenerowaniem etykiety kurierskiej.
• kompletacja multipicking z wieloma nośnikami i pakowaniem – w tym przypadku magazynier nie podejmuje jednego nośnika, a tyle, ile ma do zrealizowania dokumentów na kolektorze. Najczęściej jest to paleta podzielona na wiele przegródek, wózek z szufladkami, „mobilny paczkomat” i wiele autorskich rozwiązań. Kolektor nadal pokazuje pozycje zgrupowane, ale po zeskanowaniu kodu kreskowego produktu wskazuje, do którego slotu towar powinien zostać odłożony. Tak skompletowany towar zostaje przekazany do stołu pakowego, gdzie pakowacz podejmuje nośnik, sprawdza jego zawartość przekładając towar do kartonu i generuje etykietę kurierską.
• kompletacja multipickimg z wieloma nośnikami z pominięciem pakowania – cały proces przebiega podobnie jak wyżej, ale pakowacz tylko przekłada towar z nośnika do kartonu bez potwierdzania poprawności kolejnym skanowaniem.

Sposób kompletacji nie musi być sztywno przypisany do organizacji. Program umożliwia przygotowanie różnych zestawów ustawień, dzięki czemu pracownik jednym kliknięciem decyduje jaką formę kompletacji będzie realizował w danej chwili.

Nośniki

Jeśli wdrażając WMS decydujemy się na korzystanie z nośników, musimy je zdefiniować w systemie. To z jakich nośników będziemy korzystać leży poza samym systemem WMS, ale już ich reprezentacja w systemie jest ważna.

Każdy nośnik zarejestrowany w WMS musi mieć swoją nazwę i swój kod kreskowy. Warto zastanowić się nad konstrukcją tych parametrów. Często podejmujemy z klientami decyzję o unifikowaniu nazw i kodów kreskowych. Jeśli w firmie mamy różne kolory koszyków czy kuwet warto nazwać je Czerwony 01, Czerwony 02 itd. Jeśli mamy koszyki w jednym kolorze, możemy nazwać je Adam 01, Adam 02, Krzysztof 01 itd. dzieląc tym samym koszyki na poszczególnych pracowników magazynu (jeśli koszyki zostaną odłożone wraz z towarem, np. ze statusem Brak Towaru, to każdy pracownik będzie mógł łatwo odnaleźć swoje nośniki). Oklejając nośniki kodami kreskowymi warto je również oznaczyć nazwą koszyka i tekstową reprezentacją kodu kreskowego (w awaryjnych sytuacjach, gdy kod kreskowy będzie nieczytelny ułatwi to podjęcie nośnika w trybie tekstowym).

Lokalizowanie towaru na magazynie

Kolejnym bardzo ważnym krokiem wdrożenia systemu WMS jest odpowiednie rozplanowanie powierzchni magazynowej i jej zaadresowanie. Każda półka / lokalizacja powinna otrzymać swój unikatowy adres magazynowy. Najczęściej stosuje się nomenklaturę magazyn/regał/kolumna/piętro.

Sam sposób adresowania jest oczywiście dowolny, ale warto go dobrze przemyśleć, aby ułatwić sobie proces kompletacji w przyszłości. Kolektor podczas kompletacji sortuje towary zgodnie z zadanym algorytmem – najczęściej stosowane jest sortowanie alfabetycznie po lokalizacji. Wiedząc to, staramy się zawsze zaplanować adresowanie w taki sposób, aby pracownik mógł przejść magazyn zgodnie z jakąś zaplanowaną wcześniej ścieżką.

Najczęściej spotykany problem w tym miejscu, to decyzja, czy pracownik powinien wejść do alejki jej lewą stroną i wrócić prawą, czy powinien wejść do alejki i po wyjściu skierować się do następnej (zbiera lewą i prawą stronę naraz). Poza tym zagadnienie jest raczej proste i intuicyjne.

Na koniec wdrożenia pozostaje jeszcze przejście po magazynie i zainicjowanie adresowania w systemie. Dzięki kolektorowi sytuacji jest dość prosta: pracownik podchodzi do półki, skanuje kod kreskowy towaru, który na niej leży, klika przycisk „dodaj lokalizację” i skanuje jej kod. Proces dzięki użyciu kolektora bardzo prosty, acz nadal mozolny.

Praca z kompletami

Kolejny krok podczas wdrożenia naszego WMS, to ustalenie jak program ma się zachowywać w stosunku do kompletów. W tym przypadku zmiennych jest wiele, bo z jednej strony sam klient widzi to w jakiś sposób, a z drugiej nasz program nie na wszystko pozwala. Część funkcjonalności jest ogólnodostępna, ale część zależna jest od systemu źródłowego, więc jej implementacja jest zawsze ustalana na bieżąco podczas wdrożenia. Wśród dostępnych funkcjonalności znajdziemy między innymi automatyczny montaż kompletów o zerowym stanie, rozbijanie kompletów podczas importu dokumentów, prezentowanie na kolektorze kompletów lub składników, rozbijanie kompletów na składniki na kolektorze, na życzenie pracownika itd., ale jak już pisaliśmy jest to zależne od systemu źródłowego.

Pola dodatkowe i komunikacja z kolektorem

Ten etap wdrożenia jest ważny przede wszystkim w firmach, które korzystają z funkcjonalności generowania listów przewozowych, ale nie tylko. Nasz WMS umożliwia przypisanie pewnych wartości z dokumentu Subiekta do pól w naszym systemie. Takie pola mogą zostać wykorzystane do prezentowania ich w panelu zarządzania, do przekazywania ich na kolektor w formie uwag do kompletacji czy pakowania, a także do przekazywania ich przewoźnikowi podczas generowania listu przewozowego.

Najczęściej stosuje się zawartość pola własnego lub fragment uwag, aby przekazać je na kolektor (np. kurtka ma być czerwona), numer dokumentu, aby przekazać go jako numer referencyjny na liście przewozowym, fragment uwag, aby określić jakim przewoźnikiem wysłać dany dokument itd.

Komunikacja zwrotna z systemem źródłowym

Na etapie wdrożenia procesu obsługi dokumentów ustaliliśmy, że dokumenty mogą być ograniczone podczas importu ich na magazyn. Teraz czas na komunikację zwrotną do Subiekta.

Podczas obsługi dokumentu na magazynie, każdy etap pracy zostaje oznaczony odpowiednim statusem. Mamy statusy reprezentujące dokument wydany na użytkownika (ale jeszcze nie podjęto kompletacji), kompletowany, skompletowany, pakowany, spakowany, zamknięty (najczęściej z listem przewozowym) itd, Każdy z tych statusów może zostać zwrócony jako informacja do systemu źródłowego.

Najczęściej stosujemy system flag: pracownik w biurze nadaje flagę niebieską mówiącą, że dokument może zostać wydany na magazyn. Gdy dokument trafia na kolektor, dostaje flagę żółtą, co oznacza, że jest kompletowany, następnie zieloną, że został poprawnie skompletowany lub czerwoną, że np. brakuje towaru na magazynie lub jest uszkodzony. W ten sposób pracownik biura zawsze wie na jakim etapie jest dany dokument i może na tej podstawie podjąć odpowiednie działania, np. wystawić fakturę czy poinformować klienta o wysyłce.

Równolegle możemy zapisywać poszczególne statusy wraz z osobą nadającą status i datą nadania do pola własnego Subiekta. W ten sposób w dokumencie pozostanie pełen ślad po procesie kompletacji, choć warto pamiętać, że pełen zapis procesu obsługi dokumentu na magazynie przechowywany jest również w naszym systemie i zawsze można go podejrzeć. Uważać też trzeba na ograniczenie rozmiaru pola własnego Subiekta – nie zawsze wszystkie informacje się w nim zmieszczą, więc warto rozważyć zapisywanie tylko wybranych statusów (np. statusu kończącego wraz z osobą i datą).

Poza zapisem statusu, do Subiekta może zostać zwrócony numer listu przewozowego. Na uwagę zasługuje również fakt, że w przypadku integracji z Subiektem nexo do dokumentu mogą zostać zapisane opakowania użyte podczas przygotowania listu przewozowego.

Automatyzacja

W poprzednim akapicie pisaliśmy o statusach dokumentów. Służą one do odzwierciedlenia aktualnego i historycznego stanu dokumentu. Poza statusami dokumenty opisywane są również zdarzeniami, które można stosować do wywoływania automatycznych akcji realizowanych na dokumencie.

Przykładami takich akcji niech będzie automatyczne zrealizowanie ZK na dokument końcowy, wysyłka dokumentu końcowego mailem do klienta, wstawienie dokumentu do transakcji Allegro, zapis opakowań na dokumencie itd. Akcje automatyczne można kolejkować, czyli uzależnić wykonanie danej akcji od zdarzenia dokumentu, a kolejnej od efektu wykonania tej pierwszej (sukces / porażka).

Zastosowanie akcji automatycznych najczęściej omawiane jest po zakończeniu wdrożenia, a czasem nawet po zakończeniu okresu testowego.

Generowanie listów przewozowych

Nasz WMS wyróżnia się tym, że po zakończeniu procesu magazynowego możemy zahaczyć również o logistykę, czyli wygenerować etykietę kurierską. Etykiety mogą być generowane z kolektora na magazynie, dzięki czemu osoba odpowiedzialna za nadanie przesyłki drukuje list przewozowy niemalże trzymając pudełko z przesyłką w drugiej ręce, dzięki czemu trudno o pomyłkę związaną z błędnym naklejeniem listu.

Najważniejszą rzeczą podczas wdrożenia naszego WMS jest ustalenie, z którego miejsca pobierana będzie informacja o tym, jakim kurierem wysłać przesyłkę oraz na jakiej podstawie ustawić pobranie na liście. Warto przemyśleć umiejscowienie takiej informacji – część danych drukowana jest na dokumencie i nie zawsze warto prezentować tam wszystkie informacje.

W drugiej kolejności omawiamy samą treść listu przewozowego. Przewoźnicy pozwalają przekazać na list uwagi, opis, mpk lub referencję (zależnie od kuriera). Konfigurując program decydujemy jaka wartość zostanie przekazana w to miejsce. Decydujemy skąd będzie pobierany identyfikator punktu odbioru, id transakcji Allegro itd.

Generowanie etykiet własnych

Na tym etapie rozmawiamy o etykietach własnych i ich zawartości. Program umożliwia wydrukowanie etykiety towarowej, etykiety zastępczej (używana przy błędzie generowania listu przewozowego) i etykiety dokumentu (najczęściej stosowany jako packing lista).

Każda etykieta projektowana jest specjalnie dla klienta, który decyduje jakie informacje zostaną na niej umieszczone, jaki będzie jej rozmiar i ogólnie jak będzie wyglądała. Na tym etapie najczęściej zapisujemy pomysły klienta i wracamy z gotowym szablonem wydruku.

Szkolenie

Proces wdrożenia systemu WMS, przynajmniej od strony obsługi dokumentów rozchodowych, mamy załatwiony, teraz czas na praktykę.

Na życzenie klienta organizujemy szkolenie dla pracowników, którzy będą korzystali z systemu. Pokazujemy, jak obsłużyć kompletację, pakowanie, przygotowanie etykiety kurierskiej, adresowanie magazynu, generowanie dokumentów z kolektora, przyjmowanie towaru, rozkładanie towaru do lokalizacji itd. Po prezentacji każdy z pracowników samodzielnie przechodzi proces pod naszym okiem, aby cała wiedza się dobrze utrwaliła.

Mamy świadomość, że zakres materiału jest ogromny, więc zawsze zostawiamy klienta z szczegółową instrukcją (opisem procesów) lub umawiamy się na powtórkę za jakiś czas.

Oddanie produktu do testów

Po zakończeniu wdrożenia, sprawdzeniu czy wszystko działa i przeprowadzeniu szkolenia, oddajemy system klientowi do testów. Podczas tego etapu użytkownicy mają możliwość pracować z naszym WMS we własnym środowisku, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami. Sugerujemy nie rozstawać się na tym etapie z kartką i notować wszystkie pytania i pomysły, które pojawiły się podczas pracy z systemem.

Spotkanie domykające wdrożenie WMS

Spotkanie domykające, to czas na odpowiedzi na pytania, które pojawiły się podczas testowania produktu. To miejsce na wprowadzenie ewentualnych drobnych zmian w procesach i konfiguracji systemu, choć czasem zdarza się, że i w tym miejscu wraz z klientem budujemy nową wizję i rozpoczynamy proces wdrożenia od początku. W końcu mówimy o długiej perspektywie i musimy być elastyczni, aby zapewnić najlepsze rezultaty.

Co dalej?

Wdrożenie systemu WMS to nie koniec naszej współpracy z klientem. Po zakończeniu wdrożenia, klient może liczyć na wsparcie techniczne oraz możliwość dalszego rozwoju systemu. Wraz z rosnącymi potrzebami Twojego magazynu, system może zostać rozbudowany o nowe funkcjonalności.
Dzięki ścisłej współpracy z naszymi klientami, którzy są praktykami w branży, nasz system WMS rozwija się i nieustannie dostosowuje do potrzeb rynku.

Nie przegap okazji!

Zadzwoń do nas, a my odpowiemy na wszystkie Twoje pytania!

Zamów bezpłatną rozmowę z naszym ekspertem i zobacz jak nasze narzędzia mogą zautomatyzować pracę w Twojej firmie!
Wystarczy jedno kliknięcie, aby umówić się z naszym specjalistą, którego możesz zapytać o wszystko!

Chcę porozmawiać ze specjalistą!

Kontakt   Zamów konsultację   Instrukcje   Aktualizacje   Home

NEWSLETTER

Nie przegap informacji o nowościach, które mogą usprawnić Ci pracę!
Zapisz się do naszego newslettera, a co miesiąc otrzymasz zbiorczą informację o wszystkich zmianach w naszych programach!

Okienko zapisu do newslettera pojawi się po kliknięciu przycisku poniżej. Pamiętaj, aby potwierdzić zapis w mailu, który do Ciebie wyślemy.
Zapisując się na newsletter, wyrażasz zgodę na wysyłkę przez LC SOFT sp. z o.o. newslettera na podany przez Ciebie adres poczty elektronicznej, zgodnie z treścią polityki prywatności.

Zapisz mnie do newslettera!